156 tööd

Kas oled märganud juhina, kuidas mõnikord probleemid töökollektiivis kuhjuma kipuvad ja alles siis, kui need on saanud suureks ja keeruliseks, oled sunnitud neile reageerima? Kas tunned, et juhina oled pidevalt tulekahjusid kustutamas, selle asemel et suunata meeskond sihipärase ja jätkusuutliku arengu teele (kahjuks mööduvad paljude juhtide päevad ainult  task-listile  või kuhjunud probleemidele reageerimisega)? Just see  eristab reaktiivset ülemust proaktiivsest liidrist  – kas sa ootad, kuni probleemid sind leiavad, või oled sina see, kes teadlikult kujundab meeskonna kultuuri ja arengusuundi? Juhtimise väljakutse: reaktiivsus vs proaktiivsus Paljud juhid leiavad end sageli olukorrast, kus tööpäev koosneb peamiselt  kriisidele reageerimisest  – töötajate omavahelised pinged, langetatud motivatsioon, projektide viivitused või isegi ootamatud lahkumisavaldused. Kuid kas oled mõelnud, miks need olukorrad üldse tekivad?  Reaktiivse juhtimise puhul “juhib” juht probleeme siis, kui need juba avalduvad, kuid selleks ajaks võivad need olla nii keerulised ja sügavad, et nende lahendamine nõuab rohkem energiat ja ressursse kui oleks olnud võimalik ennetava tegevuse abil. Näiteks: Motivatsiooni langus : Oled ilmselt märganud, kuidas töötajad tunduvad vähem motiveeritud, kuid sa ei tea, miks see juhtub, ja hakkad seda lahendama alles siis, kui töötajate tulemuslikkus juba kannatab. Kommunikatsiooniprobleemid : Või kuidas mõjutab tööõhkkonda ja tulemuslikkust see, kui töötajad üksteisega otsekohest suhtlemist väldivad, ja sina juhina pead silmitsi seisma sellest tulenevate valede otsuste ja konfliktidega, mida oleks saanud ennetada. Puuduv tagasiside : Või kas oled mõelnud, kui palju töötajaid võib tunda, et nende töö ei ole piisavalt hinnatud, sest regulaarset tagasisidet jagatakse vaid siis, kui midagi on valesti? Proaktiivne lahendus: teadlik juhtimisplaan Proaktiivsus juhina tähendab  süsteemset lähenemist meeskonna juhtimisele ja töötajate arendamisele.  Kuidas seda teha? Siin on üks konkreetne juhtimismeetod, mis aitab sul reaktiivsest juhtimisest liikuda proaktiivse liidripositsioonile –  regulaarne ja süsteemne tagasiside andmise süsteem . Kuidas rakendada regulaarset tagasisidestamise süsteemi? Planeeri regulaarseid vestlusi : Selle asemel, et oodata, kuni probleemid pinnale kerkivad, loo meeskonnaga harjumus pidada regulaarselt 1:1 tagasiside vestlusi. Kõige efektiivsemad juhid teevad seda vähemalt kord kuus. Vestlustes küsi konkreetseid küsimusi, mis võimaldavad töötajatel jagada oma muresid ja mõtteid ning saada sinu otsest juhendamist.  Uuri täpsemalt selle meetodi kohta. Keskendu positiivsele ja arengule : Ära tee vestlusi pelgalt kriitikavormiks. Kinnita seal ka töötajate tugevusi ja kiida nende saavutusi. Samuti too esile arendamist vajavaid valdkondi, pakkudes konkreetseid arengusoovitusi, kuidas töötaja saaks oma tööpanust veelgi tõhustada. Seadke individuaalsed ja meeskonna eesmärgid : Koosta töötajatega koos konkreetseid (ja mõõdetavaid!) eesmärke, mida järgida. Nii saavad nad aru, kuhu liiguvad ja millist arengut neilt ootad. See muudab sinu palju juhtimise süsteemseks ja läbipaistvaks. Jälgi edusamme ja kohane : Tagasisidestamise süsteemi tõhusus tuleb välja siis, kui jälgid regulaarseid edusamme ja vajadusel kohandad oma juhendamist (just selleks 1:1 vestlusi kasutagi). Kui näed, et eesmärke ei saavutata, võta see üles vestlustes ja paku lahendusi. Uuringud kinnitavad meetodi tõhusust Paljud teadusuuringud toetavad proaktiivse juhtimise efektiivsust. Näiteks  Harvardi ärikoolis  läbiviidud uuring näitas, et organisatsioonid, kus juhid praktiseerivad  regulaarset ja konstruktiivset tagasisidet , näevad töötajate rahulolu tõusu koguni 15% ja töötajate voolavuse vähenemist 48%. Lisaks sellele leidis üks  Gallupi uuring , et meeskonnad, kus töötajad saavad igakuist tagasisidet, on 21% suurema tootlikkusega kui meeskonnad, kus tagasiside on ebaregulaarne või puudub. Positiivne mõju meeskonnale ja juhile Proaktiivne juhtimine ja süsteemne tagasiside andmine muudavad töökultuuri avatumaks ja läbipaistvamaks. Töötajad, kes saavad pidevat ja positiivset tagasisidet, on motiveeritumad ning tunnevad, et nende töö on oluline. Lisaks on nad valmis rohkem panustama ja võtma vastu uusi väljakutseid. Juhina säästad energiat ja ressursse, sest probleemid ei eskaleeru kriitiliseks, vaid lahenevad juba eos. Kokkuvõtteks : Juhtimise suurim väljakutse on pidev reaktiivne tegutsemine ja kriiside lahendamine. Regulaarse tagasiside süsteemi loomine ja rakendamine aitab sul ennetada probleeme ja juhtida meeskonda proaktiivselt. Selle tulemusena suureneb meeskonna motivatsioon, töörahulolu ja üldine tulemuslikkus, luues positiivse ja areneva töökultuuri. Küsimused mõtisklemiseks juhile: Kui sageli pead praegu juhina tegelema kriisidega, mida oleks saanud ennetada proaktiivse juhtimise abil? Milliseid samme saaksid astuda, et luua oma meeskonnas regulaarne ja süsteemne tagasiside kultuur? Kuidas saaksid edendada meeskonnaliikmete omavahelist kommunikatsiooni, et nad tunneksid end avatumalt jagama oma mõtteid ja muresid enne, kui need muutuvad probleemideks? Allikas: juhtimiskiirendi.ee , Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa

Kas teadsid, et enamik meeskonnatöö probleeme tuleneb just kehvast kommunikatsioonist ja vähesest vastastikusest usaldusest? Kuidas tagada, et sinu tiim toimiks sujuvalt ja tulemuslikult? Juhtimises on suur väljakutse luua keskkond, kus meeskonnaliikmed saavad omavahel avameelselt suhelda ja usaldada üksteist piisavalt, et koos keeruliste probleemidega toime tulla. Liiga tihti näeme olukordi, kus meeskonnad töötavad justkui eri “saartel” – inimesed väldivad keeruliste teemade arutamist või pole piisavalt selgeid kokkuleppeid. Siin aitab juhti tõhus 4-sammuline koostöömudel, mis aitab sellised kitsaskohad ületada ja luua dünaamilise, tulemusliku tiimi. Juhtimise väljakutse: meeskonnatöö probleemid ja nende tagajärjed Meeskonnatööle tuginevad organisatsioonid sageli alahindavad, kui tähtis on selge ja avatud suhtlus. Siin on kolm levinumat probleemi, millega juhid sageli silmitsi seisavad: Usaldamatus ja pinged tiimis : Oled kindlasti kogenud olukorda, kus meeskonnaliikmed ei jaga oma muresid ega häid ideid, kuna kardavad negatiivset tagasisidet või konflikti. See loob meeskonnas pingelise õhkkonna, mis pärsib loovust ja probleemide lahendamist. Ebaselged kokkulepped ja eesmärgid : Kui meeskonnas pole kindlaid kokkuleppeid ja reegleid, siis kipuvad asjad hajuma. Näiteks ei tea inimesed alati, kelle vastutusel on teatud ülesanded, või kuidas käituda keerulistes olukordades. Selline selguse puudumine viib arusaamatuste ja täitmata ootusteni. Tagasiside puudumine : Ilma korrapärase tagasisideta on raske meeskonnaliikmeid motiveerida või suunata. Kui puudub süsteemne tagasiside andmine ja saamine, hakkavad väikesed probleemid kasvama suureks – ja ühel hetkel võib tiimi töö efektiivsus olla tõsiselt ohus. Kuidas siis neid probleeme lahendada? Siin on praktiline ja tõhus 4-sammuline meeskonnatöö mudel, mida oleme paljudes meeskondades rakendanud, ja mis aitab neid kitsaskohti ületada. Lahendus: 4-sammuline koostöömudel Avatus ja turvalisus Tõhusa meeskonnatöö alus on turvaline keskkond, kus iga tiimiliige tunneb end mugavalt ja saab olla avameelne. Selle loomiseks pead juhina looma usaldusväärse õhkkonna, kus kõik tunnevad, et nende arvamus loeb ja nad saavad ilma hirmuta kaasa rääkida (juht peab olema kõige turvalisem isik ruumis!). Seda saab saavutada regulaarsete tiimikohtumistega, kus kõik saavad sõna. Alguses võib selline avatuse kultuuri arendamine tunduda keeruline, kuid järjepidevus viib tulemusteni. Dialoog ehk “Suud puhtaks” Järgmisena on oluline arendada avatud dialoogi oskust. Konfliktide vältimine toob pikemas perspektiivis kaasa suuremaid probleeme. Seepärast tuleb “suud puhtaks” rääkida kohe, kui lahkarvamused ilmnevad (aga seda tuleb teha konstruktiivselt ja turvaliselt, mis on juhi poolt eest veetud). Seda on võimalik saavutada näiteks sellega, et kohtumiste ajal annad ruumi kõigile tiimiliikmetele, julgustades neid avalikult oma mõtteid ja muresid jagama. Pane paika reegel, et rasked teemad ei jää laualt maha enne, kui neile on lahendus leitud. Kokkulepped ehk “Tiimiraamat” Meeskondade toimivuse tagamiseks on hädavajalik luua selged kokkulepped, mida kõik järgivad. “ Tiimiraamat ” ehk kokkulepped peaksid sisaldama reegleid, mille järgi tiim toimib: mis on peamised eesmärgid, millised on individuaalsed vastutused ja kuidas probleemide korral tegutseda. Kui need kokkulepped on kirjas ja kõik osapooled on nendega nõus, vähenevad arusaamatused ja igaüks teab oma vastutusi ja ootusi. Tagasiside ja vastutustunne Regulaarne ja konstruktiivne tagasiside on tõhusa meeskonnatöö alus. Siin tuleb mängu süsteem, mis hoiab meeskonna liikmeid vastutavana – regulaarsed arutelud ja tagasisidesessioonid, kus arutatakse nii saavutusi kui ka väljakutseid. Nii aitad hoida motivatsiooni ja tagad, et tiim suudab pidevalt areneda ja oma eesmärkide poole liikuda. Turvalised meeskonnad toetuvad teadusel Turvaline keskkond ei ole mingi “uhuu”-meeldiv pisiasi, vaid mitmed teadusuuringud on kinnitanud selle olulisust ja kasulikkust meeskonnas. Näiteks Harvard Business Review uuring näitas, et meeskonnad, kus liikmed tunnevad ennast turvaliselt ja saavad avameelselt suhelda, on 35% tõhusamad kui need, kus valitseb usaldamatus ja hirm. Samuti on mitmed uuringud näidanud, et selge ja järjepidev tagasiside tõstab töötajate rahulolu kuni 15% ja vähendab tiimi voolavust 48% võrra. Eespool kirjeldatud 4-sammulise mudeli rakendamine aitab sul luua meeskonnas avatuse ja usalduse õhkkonna, mis soodustab paremat koostööd ja loovust. Tiimi toimimise efektiivsus tõuseb, sest kõik teavad oma vastutust ja saavad pidevat tagasisidet, mis motiveerib parematele tulemustele. Lõppkokkuvõttes viib see parema tööõhkkonna ja kõrgema töötajate rahuloluni. Küsimused mõtisklemiseks juhile Kuidas sina juhina saaksid meeskonnas luua keskkonna, kus iga tiimiliige tunneb end piisavalt turvaliselt, et oma arvamust avaldada? Millised on hetkel sinu meeskonnas suurimad väljakutsed avatud dialoogi arendamisel ning kuidas saaksid neid samm-sammult parandada? Kas sinu tiimis on paigas selged ja kõigile arusaadavad kokkulepped, mille alusel meeskond tegutseb? Kui ei, siis kuidas võiks Tiimiraamatu loomine teid aidata?   Allikas: motivaator.ee , Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa