259 tööd

Kas oled vahel mõelnud, mida tähendavad produktiivsus, efektiivsus ja tulemuslikkus juhtimises? Kas need pole mitte ühed ja samad asjad? Tegelikult mitte päris. Kuigi neid mõisteid kasutatakse tihti koos ja vahel isegi sünonüümidena, on igaühel neist oma täpne tähendus. Ja iga juhi jaoks on ülimalt oluline neid erinevusi mõista. Mõelda vaid statistikale – Harvardi ärikooli uuringu kohaselt kulutavad juhid  41% oma ajast ülesannetele,  mis ei aita kaasa nende peamistele eesmärkidele. See tähendab, et peaaegu pool tööajast läheb sisuliselt raisku! Produktiivsus, efektiivsus ja tulemuslikkus – mis on mis? Enne kui hakata otsima viise, kuidas oma  juhtimise produktiivsuse, efektiivsuse ja tulemuslikkuse näitajaid parandada , peame täpselt aru saama, mida need tähendavad. On ju oluline näiteks mõista, et produktiivsus ja efektiivsus on kaks erinevat, kuid omavahel seotud mõistet. Nagu Peter Drucker, üks juhtimisteooria pioneere, on öelnud: “ Produktiivsus tähendab õigete asjade tegemist  (doing the right things),  efektiivsus aga asjade õigesti tegemist  (doing things right).” 1)  Juhtimise produktiivsus  viitab sellele, kui palju tulemusi suudetakse saavutada kindla ressursihulga ja ajaga (kas ta teeb õigeid asju?). Kui me räägime juhtimisest, siis produktiivsus tähendab, et juht suudab maksimaalselt ära kasutada oma ressursse – olgu need siis meeskonna aeg, eelarve või muud vahendid – ning saavutada kõrge tootlikkusega tulemusi. Näide:  Oletame, et juht suudab ühe nädalaga läbi viia kümme kohtumist oma meeskonnaga, lahendada kümme probleemset olukorda ja teha igal päeval vähemalt kaks olulist otsust. Tema produktiivsus on kõrge, sest ta suudab ühe nädalaga palju ära teha. 2)  Juhtimise efektiivsus  keskendub sellele, kas õiged asjad saavad tehtud (kas ta teeb asju õigesti?). Tõhus juht teeb otsuseid ja tegutseb viisil, mis viib organisatsiooni strateegiliste eesmärkide täitmiseni. Tõhusus ei tähenda ainult ülesannete täitmist, vaid tagab, et juht kasutab oma ressursse ja aega tegevustele, mis viivad organisatsiooni soovitud sihtideni. Näide:  Kui sama juht küll teeb kümme kohtumist ja lahendab kümme probleemi, kuid neist enamik ei aita kaasa ettevõtte strateegiliste eesmärkide täitmisele (näiteks lahendab ta vähetähtsaid küsimusi, mitte põhiprobleeme), siis ta ei ole väga efektiivne, kuigi produktiivsus on kõrge. 3)  Juhtimise tulemuslikkus  mõõdab lõpptulemust ehk seda, kas juht suudab saavutada need tulemused, mida temalt oodatakse. See võib olla seotud nii ettevõtte finantstulemuste kui ka töötajate rahulolu või meeskonna saavutustega. Tulemuslik juht on keegi, kes suudab pikas perspektiivis pakkuda väärtust nii organisatsioonile kui ka inimestele, keda ta juhib. Näide:  Kui juht suudab ühe nädalaga läbi viia kümme kohtumist, lahendada kümme probleemset olukorda ja teha igal päeval kaks otsust (kõrge produktiivsus) ning need tegevused on keskendunud olulistele küsimustele, nagu kriitiliste projektide edasiviimine ja strateegiliste otsuste tegemine (kõrge efektiivsus), siis võiks juht olla ka tulemuslik. Lühidalt kokkuvõttes: ➢  Produktiivsus  keskendub sellele, kui palju tehakse (tulemus/ressursside hulk). ➢  Tõhusus  keskendub sellele, kas tehakse õiged asjad (strateegiliste eesmärkide saavutamine). ➢  Tulemuslikkus  näitab, kas lõpptulemused vastavad ootustele ja kas saavutatakse pikaajalisi eesmärke. Miks need erinevused olulised on? Võtame näiteks ühe elulise olukorra mööblitootmisest: sinu meeskond toodab rekordarvu toole nädalas (kõrge produktiivsus), aga need toolid ei vasta kvaliteedistandarditele ja kliendid tagastavad neid sageli (madal tulemuslikkus). Või teine stsenaarium: uue diivanikollektsiooni tootmine valmib ettenähtud ajaga ja eelarvega (kõrge efektiivsus), aga ei saavuta turul oodatud läbimüüki (jällegi madal tulemuslikkus). Need näited mööblitootmise valdkonnast illustreerivad, kui oluline on mõista produktiivsuse, efektiivsuse ja tulemuslikkuse erinevusi (ja omavahelisi mõjusid). Juhina ei saa me keskenduda vaid ühele dimensioonile (mis võib aga juhtuda, kui neid kolme sünonüümidena kasutame). Seda kinnitab ka statistika. Näiteks leidis konsultatsioonifirma McKinsey uuring, et ettevõtted, kes keskendusid üheaegselt nii efektiivsuse kui ka kliendiväärtuse loomisele (tulemuslikkuse näitaja), saavutasid  keskmiselt 20% kõrgemat kasumit kui need , kes keskendusid vaid ühele mõõdikule. Samuti on oluline vaadata seda töötajate pühendumuse valguses, mis mõjutab kõiki kolme näitajat –  produktiivsust, efektiivsust ja tulemuslikkust . Näiteks Gallup’i ülemaailmne töökohtade uuring näitas, et vaid  15% töötajatest on tõeliselt pühendunud oma tööle . See tähendab, et valdav enamus töötajatest ei anna endast parimat, mis omakorda pärsib ettevõtte üldist tulemuslikkust. Pühendunud töötajad on aga nii produktiivsemad, efektiivsemad kui ka tulemuslikumad. Näiteks leiti ühes teises Gallup’i uuringus, et kõrgelt pühendunud meeskonnad on  21% produktiivsemad ja 22% kasumlikumad kui madalalt pühendunud meeskonnad . See illustreerib, kui oluline on vaadata ka “pehmemaid” näitajaid nagu töötajate rahulolu ja pühendumus, mitte ainult kõvasid numbrilisi näitajaid. Kuidas parandada juhtimise produktiivsust? Kui tunned, et sooviksida enda või oma meeskonna  produktiivsust, efektiivsust ja tulemuslikkust tõsta , kaalu järgmisi viise. Produktiivsuse suurendamisel on põhiliseks eesmärgiks  ajakasutuse optimeerimine . Siin on mõned näpunäited: Prioritiseeri ülesandeid rohkem Kasuta Eisenhoweri maatriksit, et jagada ülesanded tähtsuse ja kiireloomulisuse järgi. Tegele kõigepealt oluliste ja kiireloomuliste asjadega. Elimineeri segajad Blokeeri kalendris aeg fokuseeritud tööks, lülita välja teavitused, kasuta mürasummutavaid kõrvaklappe. Vähem segajaid = rohkem tehtud tööd. Tee pause Paradoksaalselt võib puhkamine tõsta produktiivsust. Pomodoro tehnika soovitab töötada 25-minutiliste intervallidega, millele järgneb 5-minutiline paus. See aitab hoida fookust. Kuidas parandada juhtimise efektiivsust? Efektiivsuse parandamiseks tuleb vaadata ressursikasutust. Siin on mõned ideed: Automatiseeri rutiinsed ülesanded Kasuta tehnoloogiat (AI), et vähendada käsitsi tehtavat tööd. Näiteks automaatsed aruanded, mallid, skriptid. Delegeeri targalt Jaga ülesanded meeskonnaliikmete vahel vastavalt nende tugevustele. Ära püüa kõike ise teha. Vähenda koosolekuid Küsi alati, kas koosolek on tõesti vajalik. Kasuta võimalusel alternatiivseid kommunikatsioonivahendeid nagu e-post, sõnumside, projektijuhtimise tarkvara. Aga nagu eespool mainitud, efektiivsus üksi ei taga edu. Vaja on ka tulemuslikkust. Kuidas parandada juhtimise tulemuslikkust? Tulemuslikkuse parandamine nõuab terviklikku lähenemist. Mõned soovitused: Loo selgust eesmärkides Veendu, et kõik meeskonnaliikmed teavad, mille poole püüeldakse. Eesmärgid peavad olema spetsiifilised, mõõdetavad, saavutatavad, asjakohased ja tähtajalised (vana hea SMART, eks?!). Jälgi progressi Kasuta võtmenäitajaid (KPI-sid), et mõõta edenemist eesmärkide suunas. Korrigeeri kurssi vastavalt vajadusele. Anna tagasisidet Paku meeskonnale regulaarset ja konstruktiivset tagasisidet. Tunnusta edu ja paku tuge väljakutsete puhul. Siinkohal on oluline mõista, et tulemuslikkus ei ole vaid numbrite küsimus. See hõlmab ka “pehmemaid” aspekte nagu meeskonnatöö, motivatsioon ja rahulolu. Näiteks nagu Google’i Project Aristotle uuring näitas, on  psühholoogiline turvatunne meeskonna edu üks olulisemaid faktoreid.  Kui inimesed tunnevad end turvaliselt ja väärtustatuna, on nad valmis andma endast parima. Edulugu praktikast Hiljuti rääkisin ühe juhiga, kes oli hädas oma meeskonna tulemuslikkusega. Kuigi numbrid näitasid kõrget produktiivsust, ei kajastunud see klientide rahulolus ega ettevõtte kasumlikkuses. Pärast põhjalikku analüüsi otsustas juht keskenduda edaspidi rohkem ka “pehmetele” teguritele. Ta hakkas regulaarselt vestlema oma meeskonnaliikmetega, et mõista nende väljakutseid ja ambitsioone (mis nende produktiivsust ja efektiivsust langetasid).  Ta lõi keskkonna, kus oli turvaline katsetada ja eksida. Tulemused olid head. Kuigi produktiivsus numbrites isegi veidi langes veel (kuna püüti leida aega asjadele, milleks varem aega ei kulunud), paranes meeskonna üldine  tulemuslikkus märkimisväärselt . Kliendid olid rahulolevamad, innovatsiooni/ettepanekuid oli rohkem ja tulemused paranesid. See lugu illustreerib ilmekalt, kui oluline on tulemuslikkuse mõistmisel vaadata kaugemale pelgalt produktiivsusest ja efektiivsusest. Kokkuvõte – tasakaalu leidmine Niisiis, kuigi produktiivsus, efektiivsus ja tulemuslikkus on kõik olulised näitajad, ei tohiks neid vaadelda isolatsioonis. Juhi ülesanne on leida nende vahel õige tasakaal, arvestades nii “kõvasid” kui “pehmeid” faktoreid. See nõuab teadlikkust, paindlikkust ja pidevat õppimist. Tuleb jälgida numbrilisi näitajaid, aga samas pöörata tähelepanu ka inimestele nende taga. Selline terviklik lähenemine võib tunduda alguses keeruline, aga pikemas perspektiivis tasub see end igati ära.  Produktiivne, efektiivne ja tulemuslik meeskond on juhi suurim vara. Järgmine kord, kui kuuled neid termineid, mõtle nende tõelisele tähendusele. Küsi endalt: Kas minu meeskond on tõeliselt produktiivne või teeme lihtsalt palju tööd? Kas me kasutame oma ressursse efektiivselt või raiskame neid? Kas me saavutame oma eesmärke viisil, mis loob väärtust ja rahulolu? Vastused nendele küsimustele aitavad sul leida õige tasakaalu ja juhtida oma meeskonda suurema eduni. Küsimused mõtisklemiseks juhile: Milliseid töid teeb sinu meeskond, mis ei panusta otseselt põhieesmärkide saavutamisesse? Kuidas saaksid neid vähendada? Kas sinu praegune juhtimisstiil soodustab psühholoogilise turvatunde teket meeskonnas? Mida saaksid selles osas parandada? Kui vaatad oma meeskonna tulemuslikkust, siis millistele aspektidele oled seni vähem tähelepanu pööranud? Kas numbrilistele näitajatele või inimfaktoritele? Allikas: juhtimiskiirendi.ee , Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa

Kas oled mõelnud, kuidas Sinu teadmised, oskused ja kogemused võiksid avada uksi, millest Sa ehk veel teadlikki pole? Elu on täis üllatusi, ja olles nähtav oma tugevuste kaudu, võib igaüks meist sattuda võimaluste keskele. See ei tähenda tingimata, et peaksid aktiivselt uut tööd otsima. Aga miks mitte olla avatud – iial ei tea, millal võib keegi pakkuda midagi sellist, mis sobib just Sinule ideaalselt. Sobiv töö võib olla tõeline kingitus. See ei tähenda ainult häid tingimusi või töötasu, vaid ka võimalust teha midagi, mis pakub rahuldust ja paneb Sind end väärtuslikuna tundma. Kas mäletad seda tunnet, kui oled midagi ära teinud, saavutad midagi, mis paneb Sind uhkust tundma? Kujutle, kui selline tunne saadaks Sind igapäevaselt! Tihti öeldakse, et töö ja eraelu vahel peaks valitsema tasakaal. Aga mis siis, kui töö ei oleks mitte ainult kohustus, vaid midagi, mida naudid? "Tee tööd, mida armastad, ja Sa ei pea enam kunagi tööle minema," on keegi targalt öelnud. Just selline töö, mis paneb Sind särama, aitab Sul ka vabal ajal rohkem nautida – teadmine, et oled päeva jooksul midagi tähendusrikast teinud, muudab ka puhkuse magusamaks. Seega, miks mitte anda endale võimalus? Hoia oma profiil värske, ole nähtav ja näita, mida oskad. Elu on liiga lühike selleks, et rahulduda millegi keskpärasega. Ole avatud ja usalda, et midagi suurepärast võib olla kohe nurga taga ootamas. Tee end leitavaks oma teadmiste, oskuste ja kogemuste järgi Kandideeri.ee -s . Mis mõtteid see Sinus tekitas? Kas oled leidnud töö, mis paneb Sind särama, või oled teel sinna? Jaga oma arvamust – ootame huviga Sinu lugu! 😊

Kas oled kunagi mõelnud, miks mõned inimesed saavutavad nii palju rohkem kui teised, kuigi neil on sama palju aega? Või miks mõned juhid suudavad pidevalt oma meeskonda inspireerida ja eesmärke saavutada, samas kui teised põlevad kiiresti läbi? Näiteks näitab ka statistika, et ainult 30% juhtidest suudab pidevalt kõrgel tasemel tulemuslikult töötada (Forbes, 2022). Mis on nende edu saladus? Kas vastus võib peituda enesejuhtimises?  Pikaajalise edu saavutamiseks peame olema meistrid kolmes enesejuhtimise valdkonnas:  aja juhtimine ,  tegevuste juhtimine  ja  energia juhtimine . Vaatame igaüht neist lähemalt. Aja juhtimine – miks see üksi ei tööta? Tüüpiliselt seostavad inimesed edu saavutamist just aja juhtimisega. Mõte on lihtne – mida paremini oma aega planeerid, seda rohkem jõuad teha ja seda edukam oled. Aga siin on üks konks. Aega pole tegelikult võimalik juhtida. Kõigil on ööpäevas 24 tundi, olenemata positsioonist või oskustest. Nagu ütles kuulus juhtimisõppejõud Peter Drucker:  “Aega ei saa hallata. Ainus asi, mida saab hallata, on tegevused.”  Triviaalne, aga tõsi! Seega, kuigi hea ajaplaneerimise oskus on oluline, ei taga see üksi edu. Siin tulevad mängu kaks järgmist enesejuhtimise tüüpi. Tegevuste juhtimine – prioriteetide seadmise kunst Kui ajaaken on kõigil sama, siis mis eristab tulemuslikke juhte vähemtulemuslikest? Vastus on oskus juhtida oma  tegevusi  selles ajaaknas. See algab  prioriteetide  seadmisest. Edukad juhid keskenduvad asjadele, millel on suurim mõju, mitte lihtsalt kõige pakilisematele ülesannetele. Nad küsivad endalt pidevalt:  “Mis on praegu kõige olulisem samm oma eesmärkide saavutamiseks?” Tegevuste tulemuslik juhtimine nõuab ka head planeerimisoskust. See tähendab oskust jagada suuremad eesmärgid väiksemateks sammudeks ja panna need konkreetsesse ajakavasse. Näiteks t keerulised projektid jagada väiksemateks “sprintideks”, määrates igale 2-nädalasele perioodile konkreetsed eesmärgid. See aitab endal ja meeskonnal püsida fookuses ja vältida läbipõlemist. Energia juhtimine – kütus tegutsemiseks Kuid isegi kui meil on selged prioriteedid ja detailne plaan, ei pruugi me ikkagi saavutada soovitud tulemusi. Miks? Sest puudub kütus tegutsemiseks –  energia . Meie energia tase määrab suuresti selle, kui  produktiivsed ja fookuses  me suudame olla. Kui oleme väsinud ja stressis, kannatab meie otsustusvõime ja keskendumisoskus, olenemata sellest, kui hästi oleme oma aega planeerinud. Seepärast on energia juhtimine sama oluline kui aja ja tegevuste juhtimine. See tähendab teadlikku tööd oma füüsilise, emotsionaalse ja vaimse energia taastamiseks ja suurendamiseks. Näiteks tean üht juhti, kes rääkis mulle lõunalauas oma “energia juhtimise saladustest” nii:  “Ma alustan iga päeva 30-minutilise jooksuga, isegi kui mul on kiire. See annab mulle energiat ja selgust kogu päevaks. Lisaks planeerin oma päeva nii, et raskemate koosolekute vahel on alati 15-minutilised pausid, et end värskendada.” . Muidugi ei pea sellised energia suurendamise praktikad jääma alati hommikusse. Minu enda jaoks on trenni tegemine hommikuti pigem keeruline – eelistan seal loovaid tegevusi. Küll aga tunnen, kuidas pärastlõunane trenn mulle väga palju energiat juurde annab. Ka teaduslikud uuringud kinnitavad selliseid lähenemisi. Näiteks leidis Harvardi uuring, et juba 10-15 minutit füüsilist tegevust võib suurendada energiataset ja parandada meeleolu kuni 12 tundi (Harvard Health Publishing, 2021). Huvitav, kas pole? Kuidas need 3 enesejuhtimise tüüpi enda kasuks tööle panna? Mõistes aja, tegevuste ja energia juhtimise olulisust, tasub mõelda, kuidas neid oma igapäevatöös rakendada. Võid kaaluda järgmisi samme: Loo oma isiklik energia audit. Võta nädala jooksul 15 minutit iga päeva lõpus, et hinnata oma energiataset skaalal 1-10 erinevatel hetkedel. Pane kirja, millised tegevused või olukorrad tõid kaasa energia tõusu või languse. Nädala lõpus analüüsi mustreid – kas on teatud tüüpi tegevused või kellaajad, mil su energia on kõrgem või madalam? Kasuta seda infot oma päevade planeerimisel – sea energiat nõudvamad ülesanded kõrge energia aegadele ja planeeri madala energia hetkedeks taastumisaega. Võid kaaluda ka seda  e-kursust “Juhi oma energiat, mitte aega!” Kasuta “Suurima mõju” tehnikat prioriteetide seadmiseks. Enne nädala planeerimist kirjuta üles kõik olulisemad ülesanded ja projektid. Anna igaühele hinnang kahes kategoorias: Mõju (kui palju see toetab sinu või meeskonna eesmärke) ja Pingutus (kui palju aega ja energiat see nõuab). Järjesta ülesanded alustades “kõrge mõju / madala pingutusega” ja lõpetades “madala mõju / kõrge pingutusega”. Planeeri oma nädal nii, et kõrgeima mõjuga ülesanded saavad esmase tähelepanu. Kasuta “Timeboxing” meetodit oma kalendri haldamiseks. Jaota oma tööpäev 30-60 minutilisteks plokkideks, igaühele määrates konkreetse fookuse (nt “E-mailide läbivaatamine”, “Projekti X planeerimine”, “1:1 Mari”). Püüa hoida iga plokk pühendatuna vaid ühele teemale või tegevusele, et vältida tähelepanu hajumist. Planeeri plokid vastavalt oma energia rütmile – rasked, fookust nõudvad tegevused kõrge energia aegadele ja rutiinne töö või suhtlus madala energia hetkedele. Jäta mõned plokid päevakavas tühjaks kui “puhveraeg” ootamatuste jaoks või juhuks, kui mõni ülesanne võtab plaanitust kauem. Hinda iga päeva lõpus, kuidas see meetod töötas ja kohanda vastavalt. Need konkreetsed sammud aitavad sul oma aega, energiat ja fookust tõhusamalt juhtida. Võti on järjepidev ja teadlik praktika – alusta väikeste muutustega ja ehita ajapikku üles harjumused, mis toetavad sinu pikaajalist edu ja heaolu. Lõpetuseks veel üks inspireeriv näide meie oma kodumaalt. Nimelt rääkisime nendel teemadel lõunalauas ühe Eesti suurettevõtte finantsjuhiga, kes jagas oma lugu umbes nii (ja lubas jagada seda ka siin artiklis):  “Veel aasta tagasi tundsin, kuidas töö imeb minust kogu energia välja. Päevad olid täis lõputuid koosolekuid, e-maile ja tulekahjude kustutamist. Kodus olles olin lastele kättesaamatu, sest mu mõtted olid ikka tööl. Aga siis otsustasin, et midagi peab muutuma. Hakkasin eksperimenteerima erinevate enesejuhtimise tehnikatega. Nüüd alustan iga päeva väikese jalutuskäiguga, isegi kui väljas on külm või märg. See virgutab meelt ja paneb vere käima. Tööl olen hakanud rohkem “ei” ütlema asjadele, mis pole tõeliselt olulised. Selle asemel planeerin igaks päevaks 2-3 prioriteetset tegevust ja keskendun neile. Ja mis peamine – lülitan õhtul töömõtted välja ja naudin aega perega. Need väikesed muutused on teinud tohutut vahet nii mu töötulemustele kui ka üldisele heaolule. Tunnen end energilisemana kui kunagi varem!” Mind tema jutt väga inspireeris (ja sain kusjuures paar päris head mõtet, mida kasutan ka ise tänaseni). Kokkuvõtteks – edu saavutamiseks ei piisa ainult aja juhtimisest. Võtmetähtsusega on ka oskus juhtida oma tegevusi ja energiat. Alusta oma energia taastamisest, sea selged prioriteedid ja planeeri oma aeg neid järgides. Nii oled teel pika-ajalise edu ja rahulolu poole – nii töös kui elus. Küsimused mõtisklemiseks juhile: Milline on sinu energia juhtimise strateegia? Kuidas taastud peale pikki ja keerukaid töönädalaid? Kuidas valid millistele tegevustele keskenduda? Kas valid selle, mis on pakiline või selle, millel on suurim mõju? Kui sageli võtad aega, et oma päeva, nädalat või kuud planeeerida? Kas sinu kalender on kooskõlas sinu prioriteetidega?   Allikas: motivaator.ee , Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa