Kas tunned end pidevalt ajapuuduses olevat? Kas sinu tööpäev venib regulaarselt 10-12 tunnini, aga ikka jääb tunne, et kõige olulisemaga ei jõudnudki tegeleda? Või oled märganud, et hommikul tööle tulles ei tea sa isegi, kust alustada, sest kõik tundub korraga kiire ja oluline?
Sa ei ole üksi. Eesti Tööjõu-uuringu andmetel töötab 23% juhtidest rohkem kui 50 tundi nädalas, kusjuures iga kolmas neist tunneb end pidevalt ülekoormatuna (Statistikaamet, 2023). Veel murettekitavam on see, et läbipõlemissündroomi tunnuseid esineb 42% keskastme juhtidest (Tervise Arengu Instituut, 2024).
Üllatav on aga see, et lähemal uurimisel selgub sageli sellistes olukordades ka üks ühine joon – nimelt paljudel inimestel puuduvad tõhusad oskused oma töö planeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks. Nad elavad pidevalt “tulekahju kustutamise” režiimis, reageerides hetke nõudmistele, selle asemel et oma tööd teadlikult juhtida.
Prioriteetide seadmise oskus ei ole kaasasündinud – see on õpitav. Paraku ei õpetata seda ei koolis ega ülikoolis. Enamik meist on pidanud selle oskuse omandama katse-eksituse meetodil, mis sageli viib ülekoormuseni enne, kui leiame toimiva süsteemi.
Teine probleem on see, et tänapäeva töökeskkond on muutunud keerulisemaks kui kunagi varem. Kui 20 aastat tagasi sai juht hommikul tööle tulles rahulikult päeva planeerida, siis täna ootab teda juba 50 lugemata meili, 10 Teamsi sõnumit ja kolm “eile-oli-vaja” ülesannet. Lisaks sellele ootavad kõik, et juht tuleks pidevalt välja uute ideedega ja oleks innovaatiline.
Kolmas takistus on emotsionaalne. Paljud juhid tunnevad, et “ei” ütlemine või ülesannete edasilükkamine on märk nõrkusest. Nad tahavad olla need, kes saavad kõigega hakkama, kes ei ütle kunagi “ei” ja kelle peale saab alati loota. See viib aga paratamatult olukorrani, kus inimene võtab endale rohkem, kui suudab kvaliteetselt ära teha.
Kui me ei suuda oma tööd efektiivselt prioriseerida, maksame selle eest kõrget hinda. Esiteks kannatab töö kvaliteet. Kui püüame kõike korraga teha, ei saa me millelegi täielikult keskenduda. Tulemuseks on poolikud lahendused ja vigased otsused.
Teiseks kannatab meie tervis. Pidev stress ja ülekoormatus viivad füüsilise ja vaimse kurnatuseni. Alguses võib see väljenduda unehäiretes ja ärrituvuses, aga pikemas perspektiivis võib see viia tõsiste terviseprobleemideni.
Näiteks jagas ühel koolitusel üks finantsjuht oma kogemust, kuidas ta oli aastaid töötanud 60-70 tundi nädalas, püüdes kõigega ise hakkama saada. Ühel päeval leidis ta end haiglast südameprobleemidega. Arst ütles talle otse: “Kui te oma eluviisi ei muuda, ei näe te oma lapsi üles kasvamas.” See oli äratuskell, mis pani ta oma prioriteete põhjalikult ümber hindama.
Üks tõhusamaid tööriistu prioriteetide seadmiseks on Eisenhoweri maatriks, mille lõi USA president Dwight D. Eisenhower. See jagab kõik ülesanded nelja kategooriasse vastavalt nende kiireloomulisusele ja olulisusele.
Maatriks näeb välja selline:
Kõige suurem viga, mida paljud (sh juhid) teevad, on see, et nad veedavad liiga palju aega “kiire, aga mitte oluline” kastis. Need on ülesanded, mis nõuavad kohest tähelepanu, aga ei vii tegelikult oluliste eesmärkideni lähemale. Näiteks pidevad koosolekud, millel puudub selge eesmärk, või e-kirjadele vastamine, mida saaks teha ka keegi teine.
Alusta sellest, et võta üks tööpäev ja kirjuta üles kõik ülesanded, millega tegeled. Ära muretse veel kategoriseerimise pärast, lihtsalt pane kõik kirja. Õhtul võta see nimekiri ette ja hakka ülesandeid maatriksisse paigutama.
Esimene samm on mõista, mis on sinu jaoks tõeliselt oluline. Oluline on see, mis viib sind või sinu meeskonda pikaajaliste eesmärkide poole. Kui sul pole selget arusaama oma eesmärkidest, on võimatu öelda, mis on oluline ja mis mitte.
Teine samm on aus eneseanalüüs. Vaata oma nimekirja ja küsi endalt iga ülesande kohta: “Kas see tõesti peab olema minu tehtud? Kas keegi teine saaks seda sama hästi või isegi paremini teha?” Sageli avastame, et hoiame kinni ülesannetest lihtsalt harjumusest või kontrollivajadusest.
Võtame näiteks müügijuhi, kellel on esmaspäeva hommikul laual järgmised ülesanded:
Eisenhoweri maatriksi järgi jagunevad need nii:
Kiire ja oluline: Kliendi kaebuse lahendamine (mõjutab otseselt äri), kvartali müügiaruanne (lähenev tähtaeg ja strateegiline tähtsus)
Oluline, aga mitte kiire: Uue töötaja väljaõppe plaan (oluline pikaajalise edu jaoks, aga on veel aega), konkurentide analüüs (strateegiliselt oluline, aga mitte pakiline)
Kiire, aga mitte oluline: Enamik meile (saab delegeerida või vastata standardvastustega), osa koosolekutest (kus sinu osalus pole kriitline)
Ei kiire ega oluline: Ülejäänud koosolekud, rutiinsed raportid, mida keegi ei loe
Prioriteetide seadmine on oskus, mida saab arendada. Siin on viis konkreetset sammu, mida saad kohe rakendama hakata:
➢ Alusta päeva planeerimisega. Võta iga päeva alguses 15 minutit, et oma päev läbi mõelda. Ära sukeldu kohe meilidesse või koosolekutesse. See väike investeering aitab säästa tunde hiljem. Kirjuta üles 3 kõige olulisemat asja, mis peavad päeva lõpuks tehtud olema.
➢ Õpi ütlema “ei” või “mitte praegu”. Iga “jah” tähendab tegelikult “ei” millelegi muule. Kui võtad endale uue ülesande, mõtle, millise olemasoleva ülesande arvelt see tuleb. Paku alternatiive: “Ma ei saa seda täna teha, aga saan kolmapäeval” või “Kas Mart saaks selle üle võtta?”
➢ Blokeeri aeg kalendris oluliste ülesannete jaoks. Märgi oma kalendrisse “kohtumised iseendaga” oluliste ülesannete tegemiseks. Kohtle neid sama tõsiselt kui kohtumisi teistega. See on eriti oluline “oluliste, aga mitte kiirete” ülesannete puhul, mis muidu kunagi tehtud ei saa.
Kui märkad oma meeskonnas läbipõlemise tunnuseid – pidev väsimus, ärrituvus, motivatsiooni langus – on aeg tegutseda. Esimene samm on mõista, et läbipõlemine ei ole märk nõrkusest, vaid märk sellest, et inimene on liiga kaua töötanud üle oma võimete piiri.
Alusta individuaalse vestlusega. Küsi, kuidas inimene end tunneb ja millised ülesanded talle kõige rohkem stressi tekitavad. Sageli selgub, et inimene tunneb end ülekoormatuna mitte töömahu, vaid kontrolli puudumise tõttu. Ta ei tea, mida temalt oodatakse või kuidas oma tööd prioriseerida.
Aita ka temal oma ülesanded Eisenhoweri maatriksi abil läbi vaadata. Tihti on inimesed üllatunud, kui palju aega kulub tegelikult “kiire, aga mitte oluline” kategooria peale. Koos saate leida võimalusi nende ülesannete delegeerimiseks või kõrvaldamiseks.
Prioriteetide seadmise oskus ei ole luksus, vaid ellujäämisoskus tänapäeva töökeskkonnas. Ilma selleta on läbipõlemine vaid aja küsimus. Aga hea uudis on see, et seda oskust saab õppida ja arendada.
Kõige olulisemad sammud prioriteetide paremaks seadmiseks on:
Prioriteetide seadmine ei tähenda, et sa hakkad vähem tööd tegema. See tähendab, et sa hakkad tegema õiget tööd – tööd, mis tõeliselt loeb ja viib sind ning sinu meeskonda eesmärkidele lähemale. See on investeering, mis tasub end mitmekordselt – parema tervise, suurema töörahulolu ja paremate tulemuste näol.
Allikas: juhtimiskiirendi.ee, Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa
