Selged vastutusalad meeskonnas: kuidas vältida halle alasid

Kas oled kunagi sattunud tööl olukorda, kus tabad end mõttelt: „See ei ole üldse minu vastutusala – miks ma sellega tegelen?“ Või vastupidi – oled märganud, et mõni oluline ülesanne jääb tegemata, sest eeldati, et keegi teine tegeleb sellega?

Need on klassikalised märgid ebaselgetest vastutusaladest ja nn „hallidest aladest“ meeskonnatöös. Deloitte’i 2019. aasta uuringu kohaselt peab 65% töötajatest oma tööülesandeid liiga laialivalguvaks ja halvasti määratletuks.

Eriti terav on see probleem tööstusettevõtetes, kus osakondadevaheline koostöö on kriitilise tähtsusega:

• Müügiesindaja lubab kliendile tarnekuupäeva, konsulteerimata tootmisjuhiga.
• Tootearendus viib sisse muudatuse, informeerimata laohaldurit vajalikest uutest komponentidest.
• Turundus käivitab kampaania, kooskõlastamata seda müügiosakonnaga.

Need on vaid mõned näited olukordadest, kus ebaselged vastutusalad võivad viia konfliktide, pinge ja tööseisakuteni.

Kuidas saab juht luua selgust vastutusalades ja piirides? Kuidas saavutada olukord, kus inimesed mõistavad nii oma rolli kui ka teiste vastutust? Vaatame allpool praktilisi ja toimivaid viise, kuidas seda teha.

Vastutuse maatriksi loomine

Üks tõhus viis selguse loomiseks on vastutuse maatriks, tuntud ka kui RACI-maatriks. See aitab kaardistada olulised tegevused ja nendega seotud rollid.

1. Koosta nimekiri kõigist olulistest ülesannetest või projektidest. Vajadusel jaga need alamülesanneteks.
2. Määra rollid:

• R – Responsible: kes teostab?
• A – Accountable: kes vastutab lõpptulemuse eest?
• C – Consulted: kellega tuleb konsulteerida?
• I – Informed: keda tuleb kursis hoida?

3. Täida maatriks – igal ülesandel peaks olema üks „A“, „R“-e võib olla mitu.
4. Analüüsi koormust – kas vastutus on tasakaalus?
5. Selgita ja jaga – veendu, et kõik mõistavad oma rolli ühtemoodi.

Pane tähele: RACI-maatriks ei ole kontrollivahend ega „jõumeede“. Selle väärtus seisneb selles, et see toob nähtavale rollikonfliktid, mida saab juhi eestvedamisel turvaliselt lahendada.

Protsesside ja piiride kokkuleppimine

Selgus ei sünni ainult vastutuse määramisest, vaid ka kokkuleppest, kuidas koostöö toimub. Millal ja kuidas infot jagatakse? Kes ja millal otsustab?

• Visualiseeri protsessid – kasuta skeeme ja protsessikaarte.
• Lepi kokku infovahetus – regulaarsed koosolekud, ühised tööriistad.
• Määra otsustusõigus – mida otsustatakse iseseisvalt, mida koos?
• Toeta küsimist – loo kultuur, kus konsulteerimine on normaalne.

Mida suurem on läbipaistvus ja psühholoogiline turvalisus, seda vähem tekib hallisid alasid.

Tulemuste mõõtmine ühiste eesmärkide kaudu

Konfliktid tekivad sageli ka seetõttu, et iga osakond mõõdab edu ainult oma vaatenurgast. Lahendus on ühised ettevõtte tasandi eesmärgid.

• Ühised mõõdikud (nt kliendirahulolu, kasumlikkus)
• Osakondadeülesed boonussüsteemid
• Ühiste võitude tähistamine

Konfliktide ja arusaamatuste käsitlemine

• Tegutse kiiresti – ära lase pingetel kasvada.
• Keskendu käitumisele, mitte isikule.
• Tuleta meelde kokkuleppeid, mitte süüd.
• Otsi lahendusi koos.

Kokkuvõte – selge vastutus kui meeskonnatöö alus

Selged vastutusalad ei teki iseenesest. Need vajavad teadlikku juhtimist ja pidevat hoolt.

1. Kaardista vastutus
2. Loo toimivad protsessid
3. Joonda eesmärgid
4. Juhi konflikte teadlikult

Selge rollijaotus loob tugeva vundamendi koostööks – eriti tööstusettevõtetes, kus sõltuvused osakondade vahel on suured.

Küsimused juhile mõtisklemiseks

1. Kui selged on vastutusalad sinu meeskonnas?
2. Kus tekivad enim hallid alad?
3. Kuidas toetad avatud ja varajast suhtlust?

Allikas: motivaator.ee, Motivaatori asutaja ja juht Kaido Pajumaa