Usun, et ka sina oled olnud koosolekul, mis on lõppemas ning sa leiad ennast mõttelt: “Mida me nüüd täpselt otsustasime?”.
Või oled avastanud end kalendrit vaadates segaduselt, sest pool päevast on täidetud koosolekutega, aga sa ei ole kindel, kas need viivad sind kuidagi lähemale eesmärkidele?
Tere tulemast – sa oled heas seltskonnas! Microsoft’i 2021. aasta uuringu järgi on koosolekute arv võrreldes pandeemia-eelse ajaga kasvanud 252%.
Samal ajal väidab 71% juhtidest, et enamik koosolekuid on ebaproduktiivsed (Harvard Business Review, 2022).
Miks me siis ikka veel koosolekutel kokku saame? Põhjus on lihtne – kuskil sügaval usume, et koos meeskonnana arutamine peaks viima parimate lahendusteni. Ja see ongi tõsi – aga ainult juhul, kui koosolekul on selge struktuur ja eesmärk.
Sage stsenaarium näeb välja ju umbes nii: kutsud kokku koosoleku, sest “peab arutama”. Inimesed tulevad kohale, keegi alustab mingi teemaga, siis hüppab jutt teisele teemale, keegi toob sisse kolmanda probleemi.
Aeg läheb, energia langeb, otsuseid ei tule. Lõpuks lepitakse kokku, et “mõtleme veel” või “arutame järgmisel korral”. Kõlab tuttavalt?
Probleem pole selles, et inimesed ei tahaks otsustada. Probleem on struktuuri puudumises. Ilma selge raamistikuta muutub iga koosolek vabaks vestlusringiks, kus igaüks räägib sellest, mis talle parasjagu pähe tuleb.
Hea uudis on see, et koosolekute struktureerimine pole raketiteadus. Piisab viiest lihtsast elemendist, mida järjepidevalt rakendada.
Iga koosolek vajab ühte selget eesmärki. Mitte “arutame müügiteemasid”, vaid “otsustame, milliseid kolme toodet järgmisel kvartalil aktiivselt turundame”. Näed erinevust?
Kui eesmärk on selge, saad luua ka plaani. Näiteks:
• 5 minutit: ülevaade hetkeolukorrast
• 15 minutit: kolme toote plussid ja miinused
• 10 minutit: otsuse tegemine ja tegevuskava
Jah, see tundub liiga lihtne. Aga just selles ongi võlu – lihtsad asjad töötavad. Ja “keegi” peab sellest lihtsast asjast kinni pidama.
Tean ühte juhti, kes näiteks kasutas koosolekutel punast lippu. Kui keegi hakkas teemast kõrvale kalduma, tõstis ta lipu üles. See oli viisakas viis öelda: “Hei, see on huvitav, aga räägime sellest pärast.”
Sina ei pea lippu kasutama, aga vajad mingit viisi fookuse hoidmiseks. Võid öelda: “See on oluline teema, paneme selle nimekirja ja võtame pärast ette.” Või lihtsalt: “Tuleme tagasi meie tänase eesmärgi juurde, milleks on…”
Ära karda olla see, kes hoiab koosoleku rööbastel. Teised on sulle selle eest tänulikud.
Kes otsustab? Kas juht? Kas meeskond ühiselt? Kas häälteenamusega? See peab olema enne koosolekut selge.
Üks efektiivne meetod selle tagasmiseks on näiteks RAPID-mudel (Bain & Company):
• Recommend – kes teeb ettepaneku
• Agree – kes peab nõustuma
• Perform – kes viib ellu
• Input – kelle arvamust küsitakse
• Decide – kes teeb lõpliku otsuse
Kui kõik teavad oma rolli, ei teki segadust ega pahameelt.
Otsus ilma tegevuskavata on lihtsalt hea mõte. Iga otsuse juures peab olema selge:
• Kes teeb?
• Mida teeb?
• Millal teeb?
Näiteks mõni aeg tagasi sain ühelt juhilt kirja, kus ta kurtis, et koosolekul otsustatu ei realiseeru kunagi. Küsisin: “Kas te panete paika, kes mida teeb?” Vastus oli: “Me eeldame, et kõik saavad aru…”
Eeldamine on koosoleku surm. Ole konkreetne. “Marko, kas sina saad selle kliendiga ühendust võtta esmaspäevaks?” on parem kui “Keegi peaks selle kliendiga rääkima.”
Koosoleku lõpus võta 3-5 minutit kokkuvõtteks. See pole bürokraatia, vaid kindlustuspoliis. Käi läbi:
• Mida otsustasime?
• Kes mida teeb ja millal?
• Millal kontrollime tulemusi?
Saada see kokkuvõte kõigile 24 tunni jooksul. See aitab vältida hilisemaid vaidlusi ja arusaamatusi.
Võid mõelda: “Kõlab hästi, aga minu meeskond on harjunud vabas vormis aruteludega.” Arusaadav mure. Muutused võtavad aega.
Seepärast soovitan alustada sammhaaval:
Esimene samm: Vali üks regulaarne koosolek ja testi seal uut struktuuri. Ära proovi kõike korraga muuta.
Teine samm: Selgita meeskonnale, miks sa muudatusi teed. Rõhuta, et eesmärk on säästa kõigi aega ja saavutada paremaid tulemusi.
Kolmas samm: Ole kannatlik. Esimesed struktureeritud koosolekud võivad tunduda jäigad. See on normaalne. Paari korra järel muutub uus formaat loomulikuks.
Aususe huvides – mitte iga kohtumine ei vaja ranget struktuuri. Ajurünnakud, loovsessioonid või meeskonnaüritused võivad olla ka vabamas vormis.
Aga igapäevased töökoosolekud? Need vajavad struktuuri nagu kala vett. Ilma selleta upuvad nad oma kaoses.
Praktiline näide
Las ma toon ühe näite. Ühel koolitusel tuli pausi ajal minuga rääkima üks tootmisjuht. Ta kurtis, et nende iganädalased koosolekud kestavad kaks tundi ja midagi ei otsustata.
Soovitasin tal proovida järgmist struktuuri:
• 10 minutit: iga osakond annab numbrites ülevaate
• 20 minutit: käsitleme ühte põhiprobleemi
• 15 minutit: otsustame ja jagame ülesanded
• 5 minutit: kokkuvõte
Kuu aega hiljem helistas ta mulle. “Meie koosolekud kestavad nüüd 45 minutit ja oleme rohkem otsuseid teinud kui viimase poole aasta jooksul kokku,” ütles ta.
See pole ime. See on lihtsalt struktuuri jõud.
Koosolekud ei pea olema aja raiskamine. Nad võivad olla võimas tööriist eesmärkide saavutamiseks. Aga ainult siis, kui neil on selge struktuur ja eesmärk.
Võtmeõppetunnid:
• Iga koosolekul peab olema üks konkreetne eesmärk
• Fookuse hoidmine on juhi vastutus ja auasi
• Otsustamise reeglid peavad olema enne koosolekut selged
• Iga otsus vajab konkreetset tegevuskava koos vastutajate ja tähtaegadega
Ära oota, et muutused toimuvad üleöö. Aga kui oled järjepidev, näed peagi tulemusi. Sinu meeskond hakkab koosolekuid ootama, mitte kartma. Ja mis kõige tähtsam – asjad hakkavad tegelikult liikuma.
1. Kui palju sinu viimase nädala koosolekutest lõppes konkreetsete otsuste ja tegevuskavaga? Mida see sulle sinu koosolekute efektiivsuse kohta ütleb?
2. Milline on üks koosolek sinu kalendris, kus saaksid kohe järgmisel korral testida struktureeritud lähenemist? Millise ühe elemendiga alustaksid?
3. Kuidas saaksid kaasata oma meeskonda koosolekute paremaks muutmisse, et nad tunneksid end protsessi osana, mitte pealesunnitud muutuse objektina?
PS! Enne kui paned paika järgmise kvartali eesmärgid – uuri, kas meeskond on valmis neid kaasa vedama. Testi oma meeskonda TASUTA siin: https://www.meeskonnatestid.ee/
Allikas: motivaator.ee, Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa
