Kas mõni neist küsimustest kõlab tuttavalt?
- “Kuidas ma saan oma meeskonnalt veidi rohkem välja pigistada?”
- “Meil on kohustus omanike ees näidata häid tulemusi, aga inimesed on juba praegu ülekoormatud. Mida teha?”
- “Meil on nii palju töid, aga ressurssi juurde ei saa. Kuidas kõigega toime tulla?”
Need on tavapärased mured paljude juhtide seas. Soovitakse saavutada suuri asju, aga samas kardetakse inimesi üle koormata. Siit tekibki küsimus – kuidas leida tasakaal ambitsioonikate eesmärkide ja realistliku töökoormusega? Kuidas luua keskkond, kus saavutatakse hiilgavaid tulemusi, aga samas hoitakse ära läbipõlemine?
“Teeme ära” kultuur ja selle varjuküljed
Paljudes organisatsioonides valitseb “Teeme ära” ja “Saame hakkama” kultuur. See tähendab, et inimesed on harjunud töötama pidevalt oma võimete piiril, et saavutada eesmärke ja täita tähtaegu.
Esmapilgul võib see tunduda positiivne – inimesed on pühendunud ja valmis pingutama. Aga sel lähenemisel on ka oma varjuküljed:
- Jätkusuutlikkus – Kui inimesed töötavad pidevalt oma piiri peal, siis varem või hiljem tabab neid kurnatus. Nad ei jõua taastuda ja nende tulemuslikkus langeb. See on nagu sprinter, kellelt oodatakse maratoni jooksmist.
- Kvaliteet – Kui inimeste ainus fookus on “saada valmis”, siis võib kvaliteet kannatada. Asju tehakse kiirustades, detailidesse ei süveneta, vigu parandada ei jõuta. Lõpuks kannatab töö tulemus.
- Innovatsioon – Kui inimesed on pidevalt ajasurve all, siis nad ei leia aega uute ideede genereerimiseks või katsetamiseks. Nad lihtsalt kordavad vanu mustreid, sest see on kiirem. Aga ilma uuendusteta ei toimu ka arengut.
- Vaimne tervis – Pidev stress ja ülekoormus mõjutavad inimeste vaimset tervist. Tekivad ärevus, unehäired, läbipõlemise oht. See omakorda mõjutab nende töövõimet ja rahulolu (Monster State of the Candidate Survey, 2022).
Seega, kuigi lühiajaliselt võib “Teeme ära” kultuur anda resultaate, siis pikas perspektiivis see ei toimi. Me peame leidma parema tasakaalu.
Lahendus ei ole ka standardite langetamine
Samas ei ole lahendus ka tõmmata latti allapoole ja tolereerida alasooritust. Me ei saa loobuda kõrgetest standarditest ja ambitsioonidest. Sest:
- Konkurents – Tänapäeva ärimaailm on väga konkurentsitihe. Kui me ei sea endale kõrgeid sihte, siis jäävad teised meist mööda. Me peame pidevalt arenema ja aina paremaks saama.
- Motivatsioon – Paljusid inimesi innustavad just suured väljakutsed ja ambitsioonikad eesmärgid. Kui latt on liiga madalal, siis nad ei tunne, et nende potentsiaali kasutatakse täielikult. See võib viia tüdimuseni.
- Mõju – Mida suuremad on meie ambitsioonid, seda suuremat mõju me saame avaldada oma klientidele, ühiskonnale, maailmale. Kui me rahuldume vähemaga, siis jääb ka meie panus väiksemaks.
Seega, kuidas leida siin tasakaal? Kuidas seada eesmärke, mis on ühtaegu ambitsioonikad ja realistlikud? Siin on mõned soovitused.
Esimene samm – selge visioon ja prioriteedid
Kõik algab selgest visioonist ja prioriteetidest. Kui me ei tea, kuhu me teel oleme ja mis on kõige olulisem, siis on väga kerge ära eksida.
- Sõnasta selge visioon – Millist suurt eesmärki me täidame? Mis on meie eksisteerimise põhjus? See peab olema miski inspireeriv, mille poole püüelda. Aga samas ka konkreetne, et seda saaks tegevusteks tõlkida.
- Sea prioriteedid – Me ei saa kõike korraga teha. Peame valima, mis on kõige olulisem. Mis viib meid kõige kiiremini ja efektiivsemalt visiooni poole? Mille mõju on kõige suurem?
- Kommunikeeri selgelt – Visioon ja prioriteedid ei tohi jääda ainult juhi pähe. Need tuleb selgelt ja korduvalt meeskonnale kommunikeerida. Nii et kõik teavad, mille nimel me töötame ja mis on kõige tähtsam. Ja ideaalis võiks meeskond päriselt selle ka omaks võtta.
Teine samm – kaasa meeskond eesmärkide seadmisesse
Tihti teeb juht vea, et seab eesmärgid üksi ja siis lihtsalt teavitab meeskonda. See võib tekitada vastupanu, sest inimesed ei tunne end kaasatuna. Parem lähenemine on võtta meeskond eesmärkide seadmisse kaasa.
- Küsi sisendit – Küsi meeskonna arvamust, mis on nende meelest realistlik ja saavutatav. Neil on tihti parim ülevaade tegelikust olukorrast ja väljakutsetest.
- Kaasa aruteludesse – Kutsu meeskond aruteludesse, kus analüüsite koos prioriteete ja seatavaid eesmärke. Las nad saavad kaasa rääkida ja oma mõtteid jagada.
- Jõua ühisele arusaamisele – Eesmärk on jõuda ühisele kokkuleppele, mis on realistlikud ja ambitsioonikad sihid. Nii et kõik tunnevad, et olid protsessis osalised ja saavad eesmärkidega samastuda.
Mida rohkem meeskond eesmärkide seadmises kaasa lööb, seda rohkem nad neid omaks võtavad. See suurendab pühendumust ja vastutustunnet.
Kolmas samm – hinda ressursse realistlikult
Liiga tihti eeldame, et “küll hakkama saadakse”, hindamata realistlikult vajalikke ressursse. See viibki ülekoormuseni. Selle vältimiseks:
- Kaardista oskused – Hinda ausalt, millised oskused ja teadmised meeskonnal olemas on. Kas need on piisavad eesmärkide täitmiseks? Või on vaja täiendavat koolitust?
- Arvesta ajaressurss – Kas eesmärgid on täidetavad olemasoleva ajaga? Või on vaja lisaaega, lisatööjõudu? Ära eelda, et inimesed teevad lihtsalt oma vaba aja arvelt ületunde.
- Planeeri puhveraeg – Alati tuleb ette ootamatusi ja tagasilööke. Planeeri sisse ka mõningane puhveraeg, et nendega toime tulla. Nii ei teki koheselt ajapuudust, kui miski plaanipäraselt ei lähe.
Realistlik ressursside hindamine aitab seada saavutatavaid eesmärke ja vältida ülekoormust. Jah, see võib tähendada, et peame mõnest asjast loobuma või tähtaegu nihutama. Aga see on parem kui läbikukkumine või läbipõlemine.
Neljas samm – jälgi ja kohanda
Isegi parima planeerimise juures võivad olud muutuda ja eeldused osutuda valeks. Seepärast peame pidevalt sõrme pulsil hoidma ja vajadusel plaane muutma.
- Monitoori progressi – Jälgi regulaarselt, kas oleme graafikus. Kas liigume eesmärkide poole või on tekkinud tõrkeid? Mida varem probleeme märkame, seda kiiremini saame reageerida.
- Küsi tagasisidet – Küsi meeskonnalt, kuidas neil läheb. Kas nad tunnevad, et eesmärgid on realistlikud? Kas nad vajavad lisatuge või -ressursse? Juba küsimine üksi on suur hoolivuse märk.
- Kohanda vastavalt – Kui selgub, et esialgne plaan ei tööta, siis muuda seda – julge tunnistada oma vigu. Nihuta tähtaegu, jaota ümber ressursse, sea uued prioriteedid. Paindlikkus on edu võti.
Olgem ausad, tasakaalu leidmine ambitsioonikate sihtide ja realistlike plaanide vahel ei ole lihtne. See nõuab pidevat tähelepanu, suhtlust ja kohandumist. Aga usutavasti on see seda väärt.
Kokkuvõte – võti on tasakaalus
Kokkuvõtteks, eduka meeskonna võti on tasakaalus ambitsioonikate ja realistlike eesmärkide vahel. Me peame püüdlema suurte asjade poole, aga tegema seda viisil, mis ei kurna inimesi läbi.
Selleks peaksime:
- Seadma selge visiooni ja prioriteedid
- Kaasama meeskonna eesmärkide seadmisse
- Hindama ressursse realistlikult
- Jälgima progressi ja kohandama plaane
See ei ole kerge tee. See nõuab head planeerimist, pidevat suhtlemist ja valmisolekut muutusteks. Aga kui me seda teeme, siis loome keskkonna, kus inimesed saavad hiilata, ilma et nad põleksid läbi.
Ja see ongi edu võti – meeskond, kes on ühtaegu ambitsioonikas ja hooliv; kes püüdleb suurte eesmärkide poole, aga teeb seda jätkusuutlikul viisil. Selline meeskond on võitmatu.
Küsimused mõtisklemiseks juhile:
- Kas oled oma meeskonnaga ausalt arutanud, kas praegused eesmärgid on realistlikud ja jätkusuutlikud? Mida saaksid teha, et seda dialoogi algatada?
- Kui hästi oled hinnanud oma meeskonna ressursse (aeg, oskused jne) eesmärkide täitmiseks? Mida saaksid teha, et seda hinnangut parandada?
- Kuidas reageeriksid, kui selguks, et teie eesmärke ei ole praeguste ressurssidega võimalik täita? Kas oleksid valmis midagi muutma?
Juhi töö on leida tasakaal, kus me küll püüdleme kõrgele, aga mitte meeskonna heaolu arvelt. See pole lihtne, aga iga samm selles suunas loob tugevamat ja edukamat tiimi. Jätka selle tasakaalu leidmist – see on sinu kõige olulisem ülesanne juhina.
Allikas: juhtimiskiirendi.ee, Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa
