Kuidas ohjata “silostumist” meeskonnas, kus igaüks ajab oma asja ja koostöö jätab soovida?

Kas oled täheldanud oma meeskonnas olukorda, kus kõik küll oma eesmärkide nimel pingutavad, kuid tiimitöö kui selline jätab soovida? Igaüks ajab oma rida, suheldes vaid minimaalselt vajalikel teemadel.

See on üks tüüpilisemaid probleeme tänapäeva organisatsioonides, mida võib nimetada “silostumiseks”. Miks see nii on ja mida saab juht selle vältimiseks teha?

Infovahetus ei ole koostöö

Esmalt tasub täpsustada, mida koostöö meeskonnas tähendab. Paljude meeskondadega kokku puutudes näen olukordi, kus töötajad tajuvad meeskonnas väga kõrget koostöövaimu, aga juht seda ei tunne. Miks?

Põhjuseks on “kohustuslik koostöö”, mis tähendab töötajate omavahelist infovahetust ning “koostööd”, mis on hädavajalik selleks, et oma tööd tehtud saaks. Ehk siis suheldakse küll palju, aga seda eelkõige selleks, et oma tulemused täita. Meeskonnas sünergia loomine ja ühiste eesmärkide suunas liikumine on jätkuvalt tagaplaanil.

Aga just seda koostöö meeskonnas ju tegelikult tähendada võiks – oma mugavustsoonist välja tulemist selleks, et meeskonnana saavutada rohkem kui “osade summa”. Seda võiks nimetada sisuliseks koostööks. Selle suurimaks takistuseks on aga “silostumine” meeskonnas.

Mida tähendab “silostumine” meeskonnas?

Termin “silostumine” pärineb põllumajandusest, kus see tähendab teravilja säilitamist kõrgetes, kitsastes tornides ehk silodes. Iga viljatüüp hoitakse eraldi, et vältida segunemist. Sama loogika kehtib ka organisatsioonides.

“Silostumine” meeskonnas tähendab olukorda, kus iga töötaja või osakond keskendub ainult oma eesmärkidele ja ülesannetele, jättes unarusse laiema pildi ja koostöö teistega. Nad küll töötavad samas organisatsioonis, kuid on üksteisest eraldatud nagu teravili silodes.

NB! Gallup’i 2015. aasta uuring näitas, et ainult 18% töötajatest tunneb tugevat sidet oma kolleegide eesmärkide ja prioriteetidega (State of the American Workplace, Gallup 2017). Sama uuring leidis, et kõrge pühendumisega meeskondades on 21% kõrgem kasumlikkus.

See näitab, et koostöö pole lihtsalt “tore lisaväärtus”, vaid kriitiline äriline vajadus. Ometi töötab enamik inimesi endiselt omaette, ilma suurema pildita.

Millised on “silostumise” tagajärjed?

Esmapilgul võib tunduda, et kui igaüks keskendub oma tööle, siis kõik sujub. Kuid pikas perspektiivis tekitab see tõsiseid probleeme:

1. Dubleeritud töö – Kuna puudub ülevaade teiste tegevustest, võidakse sama tööd mitu korda teha. See raiskab aega ja ressursse.
2. Lahendusteta probleemid – Kui inimesed ei jaga infot ega ideid, võivad lahendused, mis ühes osakonnas olemas, jääda teistes kasutamata.
3. Konfliktid – Kui igaüks tegutseb vaid oma eesmärke silmas pidades, tekivad paratamatult huvide konfliktid. See pingestab õhkkonda ja pärsib koostööd veelgi.
4. Innovatsiooni puudus – Uued ideed sünnivad sageli just erinevate teadmiste ja vaatenurkade ühtesulamisel. Kui seda ei toimu, pole ka innovatsiooni.

Seega, kuigi lühiajaliselt võivad tulemused tulla, pidurdab “silostumine” pikemas plaanis organisatsiooni arengut ja edu.

Kuidas “silostumist” vältida ja koostööd soodustada?

Juhi roll on luua keskkond, kus inimesed tahavad ja saavad koostööd teha. Selleks on mitmeid viise:

1. Loo ühine eesmärk, millesse kõik usuvad. Alusta sellest, et veendu, kas inimesed üldse mõistavad “ühist eesmärki” ühtemoodi, ja nad päriselt ka usuvad sellesse. Selgita meeskonnale, kuidas nende individuaalsed jõupingutused haakuvad organisatsiooni suure pildiga. Näita, et igaühe panus on oluline ühise edu saavutamiseks. Kui kõik mõistavad oma rolli suures plaanis ja tunnevad, et nende panus loeb, on koostöö loomulikum. Seega veendu, et teie ühine eesmärk on piisavalt selge, innustav ja kõigile isiklikult oluline.
2. Soodusta avatud kommunikatsiooni ja ole ise eeskujuks. Loo formaalsed ja mitteformaalsed kanalid info ja ideede vahetamiseks. Korralda regulaarseid koosolekuid, kus jagatakse õnnestumisi ja väljakutseid. Julgusta inimesi üksteise poole pöörduma ka väljaspool ametlikke kohtumisi. Mida vabam on infovoog, seda vähem on barjääre.
3. Tunnusta koostööd, mitte ainult tulemusi. Pane tähele ja too esile olukordi, kus inimesed teevad suurepärast koostööd. Näita, et hindad mitte ainult individuaalseid tulemusi, vaid ka panust tiimi ühtsusesse. Tunnusta meeskondi ja inimesi, kes saavutavad midagi üheskoos. See annab selge signaali, et koostöö on väärtustatud.
4. Kasuta rotatsiooni, et mõista üksteist paremini. Anna töötajatele võimalusi liikuda erinevate osakondade või projektide vahel. Nii saavad nad laiema perspektiivi ja mõistavad paremini teiste tööd. See aitab näha seoseid ja leida võimalusi koostööks. Samuti aitab see kaasa empaatiale ja mõistmisele.
5. Ole eeskujuks! Juht peab ise olema koostöö musternäidis. Ära ole see juht, kes küll oma meeskonnas koostööd ootab, aga samas ise teiste osakondade juhte või juhtkonda kirub. Pigem näita üles huvi teiste osakondade vastu, küsi nõu, jaga infot. Arutle oma kolleegidega, kuidas saaksite ühiselt paremaid tulemusi saavutada. Kui sina oled avatud ja koostööaldis, järgivad seda ka sinu inimesed.

Juhi roll on luua koostööd soodustav keskkond

Koostöökultuur algab juhist ja juhtimisest. Kui sina näitad teed ja lood soodsad tingimused, järgnevad sulle ka sinu inimesed. See on investeering, mis tasub end mitmekordselt ära – nii töötajate rahulolu, innovatsiooni kui ka tulemuste näol.

Jah, see võib olla väljakutse, kuid usutavasti on see väljakutse, mille sa juhina pead vastu võtma. Sest see on võti meeskonna ja organisatsiooni täieliku potentsiaali avamiseks.

Kui juht seda ei tee, võib “silostumine” olla meeskonnas tõsine probleem, mis pärsib kogu organisatsiooni edu. Kui igaüks tegutseb vaid oma eesmärke silmas pidades, ning organisatsioon on hakanud sellist käitumist tolereerima või juhtidena lausa “ette näitama”, kannatab selle all koostöö ja innovatsioon kogu organisatsioonis.

Just juhi roll on luua keskkond, kus info liigub vabalt ja inimesed näevad end ühise meeskonna osana. Selleks tasub pingutada järgmiste sammude nimel:

• Loo ühine, innustav eesmärk, mis PÄRISELT kõnetab kõiki
• Loo avatud ja usalduslik kommunikatsioon
• Tunnusta ja premeeri silmapaistvat koostööd
• Paku inimestele võimalusi liikuda erinevate rollide ja osakondade vahel
• Ole ise eeskujuks, näidates üles huvi, avatust ja koostöömeelsust

Usutavasti nõuab see teadlikku ja järjepidevat tööd, kuid tulemus on seda kindlasti väärt. Organisatsioon, kus inimesed teevad tõelist koostööd, on võimeline palju enamaks kui lihtsalt oma ülesannete täitmiseks.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Milliseid “silostumise” ilminguid oled oma meeskonnas täheldanud? Kuidas see mõjutab tulemusi ja õhkkonda?
2. Millised on sinu meeskonnas peamised takistused koostöö tegemiseks? Kuidas saaksid neid kõrvaldada?
3. Mida saad sina ise teha, et olla parem koostöö eeskuju oma inimestele? Millest võiksid alustada juba sel nädalal?

Allikas: motivaator.ee, Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa