Kuidas lahendada töökollektiivi siseseid konflikte?

Kas oled kunagi sattunud olukorda, kus töötajate vahel tekkis pingeline vaidlus? Või veelgi enam – võib-olla on mõned sinu meeskonna liikmed omavahel lausa tülis? Kas sa tundsid end nende olukordade ees jõuetuna, teadmata kas ja kuidas sekkuda?

Sa pole selle probleemiga üksi. Paljud juhid tunnevad end just konfliktiolukordades kõige ebakindlamalt. Uuringud näitavad, et kuni 85% töötajatest kogeb töökohal mingit konflikti ning kuni 29% töötajatest tegeleb konfliktidega peaaegu pidevalt (CPP Global Human Capital Report). Samas vaid 1/3 juhtidest on saanud konfliktide lahendamise alast väljaõpet.

Miks on oluline osata konflikte juhtida? Sest lahendamata konfliktid võivad viia:

• Produktiivsuse languseni
• Tööga rahulolu vähenemiseni
• Tähtaegadest mitte kinnipidamiseni
• Meeskonnavahetuse suurenemiseni

Seega, juhi üks olulisemaid oskusi on osata konflikte märgata, mõista nende põhjuseid ning leida parimad viisid nende lahendamiseks. Vaatame lähemalt kolme levinumat tüüpi konflikte töökohal ning kuidas nendega toime tulla.

1. Isikutevahelised konfliktid

Need on kõige sagedasemad konfliktid töökohal. Need tekivad kahe või enama inimese vahel, kes ei saa hästi läbi kas isiklike või professionaalsete erinevuste tõttu.

Näiteks võivad kaks kolleegi sattuda konflikti, kuna neil on väga erinevad töövõtted, -standardid ning harjumused. Üks neist on perfektsionist, kes tahab iga ülesannet täita 110% täpsusega. Teine aga eelistab asju teha kiiresti ja efektiivselt, isegi kui see tähendab mõningaid kompromisse kvaliteedis. Kui nad peavad koos töötama, võib see viia pidevate vaidlusteni.

Selliste konfliktide lahendamiseks saad juhina:

1. Kuula mõlemaid osapooli. Anna igale osapoolele võimalus oma vaatenurk selgitada ilma teist katkestamata. Ürita mõista sügavamaid põhjuseid nende käitumise taga.
2. Juhi neutraalset arutelu. Too osapooled kokku ning julgusta neid rääkima oma vajadustest ja ootustest, mitte süüdistama (ja õpetama) teist. Aita neil leida ühine eesmärk, mille nimel koostööd teha.
3. Sea selged ootused. Pane koos osapooltega paika selged käitumis- ja suhtlemisreeglid. Näita välja, et ebaprofessionaalne käitumine pole aktsepteeritav.

2. Kommunikatsioonist tulenevad konfliktid

Need konfliktid tekivad, kui inimesed ei saa üksteisest õigesti aru. See võib juhtuda näiteks siis, kui juhised on ebaselged, kui inimesed ei jaga olulist infot või kui nad tõlgendavad sõnumeid erinevalt.

Näiteks võib projektijuht saata meeskonnale e-kirja uute tähtaegadega. Aga kui ta ei selgita prioriteete või ei küsi tagasisidet, võivad mõned meeskonnaliikmed tunda end ülekoormatuna ja teised alahõivatuna. See omakorda võib viia süüdistuste ja frustratsioonini.

Kuidas neid konflikte ennetada ja lahendada?

1. Loo selge kommunikatsiooniplaan. Pane paika, millist infot, millal ja kuidas jagatakse. Näiteks iganädalased staatuse koosolekud, kus kõik saavad ülevaate projekti edenemisest.
2. Julgusta avatud ja ausat suhtlust. Loo keskkond, kus inimesed julgevad küsida küsimusi, jagada oma arvamust ja anda konstruktiivset tagasisidet. Näita ise eeskuju aktiivse kuulamise ja selge suhtlemisega.
3. Kasuta kirjalikku kommunikatsiooni. Pane tähtsad otsused, muudatused ja kokkulepped alati kirja. Nii saavad kõik alati vajadusel info üle vaadata ja pole ruumi valesti mõistmiseks.

3. Väärtuste või prioriteetide konfliktid

Need konfliktid tekivad, kui inimestel on erinevad arusaamad sellest, mis on oluline ja kuidas asju teha tuleks. See võib juhtuda näiteks erinevate osakondade vahel, kellel on erinevad eesmärgid.

Näiteks võib müügiosakond survestada tootmist uut toodet kiiremini turule tooma. Tootmine aga soovib võtta rohkem aega, et tagada kõrgem kvaliteet. Kui kummagi poole eesmärke ja prioriteete selgelt ei kommunikeerita, võib see viia pidevate vaidlusteni ressursside ja tähtaegade osas.

Mis aitab nende konfliktidega toime tulla?

1. Selgita ja joondu organisatsiooni väärtustega. Veendu, et kõik meeskonnad mõistavad ja lähtuvad ettevõtte põhiväärtustest. Need peaksid olema aluseks otsuste tegemisel.
2. Kaasa erinevad osapooled planeerimisse. Anna kõigile asjaosalistele võimalus oma sisend anda ja koos prioriteete seada. Nii tunnevad kõik, et nende perspektiivi võetakse arvesse.
3. Otsi win-win lahendusi. Aita osapooltel mõista üksteise vajadusi ja leida lahendusi, mis teenivad mõlema huve. Näiteks võib müügiosakond saada anda tootmisele sisendit kliendi ootuste osas, ilma tähtaegu liigselt survestamata.

Kokkuvõttes on konfliktide juhtimine iga juhi jaoks kriitilise tähtsusega oskus. Selle võtmeelemendid on:

1. Konfliktide märkamine ja ennetamine
2. Aktiivne kuulamine ja empaatia
3. Erapooletuse säilitamine
4. Lahenduste leidmine koostöös osapooltega

Kui suudad luua meeskonnas kultuuri, kus konflikte nähakse mitte probleemi, vaid võimalusena arenguks, oled teinud juhina suure sammu tervema ja produktiivsema töökeskkonna suunas.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Milliseid konflikte oled oma meeskonnas kõige sagedamini märganud? Kuidas oled neid seni lahendanud?
2. Kuidas saaksid veel paremini konflikte ennetada läbi selgema kommunikatsiooni ja ühiste arutelude?
3. Mida saad teha, et julgustada oma meeskonnas avatumat ja ausamat tagasisidet, mis aitaks konflikte varakult märgata?

Allikas: juhtimiskiirendi.ee, Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa