Alljärgnevas artiklis selgitab juhtimiskoolitaja ja coach Ruti Einpalu, PCC, kuidas sellisele vestlusele teadlikult läheneda ning mida teha selleks, et teine osapool ei läheks kohe kaitsepositsiooni.
Üks keerukamaid vestlusi on tagasiside andmine juhile olukorras, kus juhi käitumine häirib ja demotiveerib tiimiliiget ning kus avatud ja vastastikune dialoog ei ole tavaks.
Siin on kaks võimalust. Esiteks: ma ei tee midagi ja loodan, et aja jooksul läheb asi iseenesest üle. Teiseks: võtan midagi ette, lähen ja räägin oma juhiga. Muidugi on variante veel – näiteks mõjutan juhti kaudselt, räägin juhi juhile jne. Lihtsuse huvides ärme teisi variante käsitle.
Esimene variant võib küll mõnikord anda tulemusi, näiteks minu juhti edutatakse ja tuleb uus, aga liialt sellele siiski loota ei maksaks. Teine variant võib aga halval juhul lõppeda sellega, et asjad lähevad veelgi hullemaks. Tõepoolest: kaalul on justkui rohkem kui elu.
Tagasiside ja kaitsesse minek on nagu sukk ja saabas
Juhid kurdavad, et töötajad ei taha tagasisidet vastu võtta, vaid lähevad kaitsesse ja kasu ei miskit. Kahjuks juhtub sama ka juhtidega – saades tagasisidet lähevad nad kaitsesse ja kasu ei miskit. Pluss tagasiside andjas süveneb soov edaspidi pigem vait olla.
Kuidas see välja näeb? Oletame, et tiimiliige teeb oma juhile lihtsa ettepaneku muuta nädalakoosoleku korda ja arutada läbi koosoleku eesmärk. Selle peale ütleb juht, et alles me muutsime seda koosolekut, miks sa siis ei öelnud, süvene rohkem. Ongi kõik. Selle asemel, et võtta ettepanekut põneva avanguna, võimalusena kaasata tiimiliiget ja anda talle vastutust, sulgeb juht teema ja krabab kogu vastutuse endale. Ühesõnaga juht läheb kaitsesse. Edaspidi võib juhtuda, et ettepanekuid enam ei tule. Või tuleb vähem.
No see oli küll väga lihtne tagasiside näide. Siin küll elu kaalul pole. Aga oletame, et juht tuleb ja sekkub sinu töö pisiasjadesse, nõuab, et sa kasutaksid oma töös tema mõtteid ja võimalikult täpselt. Ühel päeval kiidab, teisel päeval nõuab selgitust, miks asjad on kehvasti. Ameerika mäed.
Olgu, kaalul on rohkem kui elu.
Mida teha, et kaitsetest mööda saada
Esimene reegel: valmista ette. Võimalusel kasuta ettevalmistusel neutraalset abijõudu. Kirjuta läbi oma verbaalne sõnum, aga veelgi olulisem on mitteverbaalne osa ehk hoiakud, mis peegelduvad sinu hääletoonis ja kehakeeles – et sealt ei peegelduks kriitika ja etteheide, vaid koostöö ja konstruktiivsus.
Teine reegel: vali õige aeg ja koht. Et juhil oleks aega ja et oleks hea tuju. Räägi näost näkku. Ole kindel, et sind ei juhi sinu emotsioonid, vaid sinu mõistus ja koostöötahe.
Kolmas reegel: arvesta, et ka sinu juht on inimene ja tal on omad probleemid, suure tõenäosusega suuremad kui sinu omad. Ja et ta ei pea neid asju ära mõistatama, mis sind häirivad, vaid sa saad seda talle ise öelda. Neutraalselt, hinnanguteta.
Neljas reegel: näita, et te veate ühte ja sama vankrit. Et sulle lähevad korda tiimi ja organisatsiooni eesmärgid. Ära vastandu. Kui saad välja tuua seda, mis toimib juhi tegevuses, siis on see abiks. Just, see on positiivne tagasiside talle, aga võimalikult konkreetselt.
Viies reegel: algused on tähtsad. Alguse eesmärk on saada juhi täistähelepanu teemale ja hoolitseda, et juhi emotsioon liialt tugevalt vestlust ei segaks. NB! Ära unusta, et emotsioonid kanduvad üle. Kui vestlus on keeruline sinu jaoks, siis suure tõenäosusega ka juhi jaoks. Mis võib väljenduda ka näiteks juhipoolses soovis see vestlus kiirelt ühele poole saada.
- Heaks alguseks mõtle läbi, mis võivad olla kõne alla tulevas teemas sinu juhi väljaütlemata etteheited sulle. Pane need kirja ja mõtle, kuidas sa saaksid neid kohe alguses oma juhile öelda. NB! Eesmärk on neutraliseerida juhi nähtamatut emotsiooni.
Näide, kuidas kaitseid maha võtta
Oled juhile juba mõned korrad andnud mõista, et tema ülitäpsed ettepanekud selle kohta, kuidas sa oma tööasju võiksid teha, takistavad sind. Ja sa tead, et ta ei taha sellest rääkida.
Võimalik algus: „Sulle võib tunduda, et ma tulen jälle selle vana asjaga ja et ma muudkui ketran seda teemat…” PAUS
Või:
„Sa tahad mind aidata ja sa käid ja pakud oma ideid ja siis tajud, et ma MITTE MIDAGI ei tee sinu ettepanekutega…” PAUS
Või:
„Sulle tundub, et me ei kuula sind ja ajame oma joru ja siis ei too tulemust…” PAUS
Nüüd on oluline pidada pausi ja ära oodata juhi vastus. Kui sa õnnestud, siis oled osad kaitsed maha lammutanud. Peale seda on võimalik kutsuda juht koostööle, selgitades iseenda vaatenurka ja pidades võrdset dialoogi.
Kui juht ikkagi läheb kaitsesse, siis suure tõenäosusega see vestlus tulemust ei too.
Kokkuvõtteks
Tagasiside situatsioonid ei anna sageli tulemust lihtsal põhjusel – nimelt aktiveeruvad osapoolte psühholoogilised kaitsed. Kaitsete eesmärk evolutsioonilises plaanis on kaitsta meid ohu eest. Ent samal ajal, kui me kaitseme ennast ohu eest, ei ole võimalik areng ja muutus.
Kokkuvõtvalt võib öelda, et tagasiside protsessi efektiivsus sõltub sageli sellest, kuivõrd hästi tuleb vestluse algataja toime emotsioonide juhtimisega – kõigepealt iseenda ja siis ka teise osapoole omadega. See nõuab mistahes olukordades kõrget eneseteadlikkust, eriti aga siis, kui tegu on tagasisidega alt üles.
Ruti Einpalu, PCC
Juhtimiskoolitaja ja coach
