Online Counter
Blogi > Juhtimine

Kahe pizza reegel ehk mis juhtub, kui meeskond liiga suureks kasvab?

Kahe pizza reegel ehk mis juhtub, kui meeskond liiga suureks kasvab?

Kas oled märganud, et sinu meeskonna koosolekutel räägib järjest vähem inimesi? Või oled tähele pannud, kuidas mõni meeskonnaliige, kes varem oli alati aktiivne ja avatud, on nüüd muutunud vaikseks ja kõrvalseisjaks? Kas tunned, et sinu meeskonnas on järjest rohkem “ekspertarvamusi” ja järjest vähem päris dialoogi?

Need on märgid millestki sügavamast, mis puudutab paljusid Eesti juhte – meeskonna optimaalse suuruse ületamisest. Eriti aktuaalseks on see muutunud viimaste aastate jooksul, kui paljud meeskonnad on virtuaalselt märksa suuremaks kui varem (sest paljud töötajad teevad kaugtööd).

Miks meeskonna suurus on kriitilise tähtsusega?

Harvardi ülikooli professor Amy Edmondson on oma pikaajalistest uuringutest teinud märkimisväärse avastuse: mida suuremaks kasvab meeskond, seda rohkem hakkavad inimesed keskenduma eneseesitlusele (advocacy) ja seda vähem on nad huvitatud teiste vaatenurka mõistmast (inquiry). See ei ole pelgalt teoreetiline tähelepanek – see on fundamentaalne muutus meeskonna dünaamikas, mis mõjutab otseselt sinu igapäevast juhtimistööd.

Massachusetts Institute of Technology’i (MIT) teadlased Jennifer Mueller ja Stephen DeFalco on oma 2018. aasta uuringus tuvastanud, et optimaalne meeskonna suurus on 5-9 inimest. Nende uuring, mis hõlmas üle 500 meeskonna erinevatest valdkondadest, näitas:

  • Suurema meeskonna puhul langeb produktiivsus inimese kohta keskmiselt 27%
  • Kommunikatsiooniprobleemid kasvavad eksponentsiaalselt iga uue liikme lisandumisega
  • Otsustusprotsessid aeglustuvad märkimisväärselt
  • Meeskonnaliikmete psühholoogiline turvalisus – julgus võtta riske ja tunnistada vigu – väheneb drastiliselt

Millal saab meeskonnast “liiga suur meeskond”?

Stanfordi ülikooli professor Robert Sutton on toonud välja huvitava fenomeni, mida ta nimetab “kahe pitsa reegliks” – kui meeskonna toitmiseks läheb vaja rohkem kui 2 pitsat, on meeskond tõenäoliselt liiga suur. Kuigi see kõlab lihtsustatud lähenemisena, peegeldab see sügavamat tõde meeskonna dünaamikast. Kui suur on täna teie meeskond?

Missugused on siis liiga suure meeskonna tunnused ja mis on selle ohud?

  1. Kommunikatsiooni kvaliteet langeb
    • Koosolekutel kipuvad domineerima ühed ja samad inimesed
    • Mitteformaalne suhtlus väheneb
    • Tekivad “informatsiooni saarekesed”
    • E-mailide ja sõnumite hulk kasvab plahvatuslikult
  2. Sotsiaalne dünaamika muutub
    • Tekivad alamgrupid ja “klannid”
    • Väheneb usaldus meeskonnaliikmete vahel
    • Suureneb “poliitika” osakaal suhtluses
    • Kaob ühine meeskonnavaim
  3. Tööprotsessid kannatavad
    • Otsuste tegemine aeglustub
    • Vastutus hajub
    • Projektid venivad
    • Kvaliteet langeb

Praktilised lahendused: Meeskonna ümberkorraldamise terviklik lähenemine

Järgnev meetod põhineb nii teadusuuringutel kui ka Eesti ettevõtete praktilisel kogemusel. Samuti on seda kinnitanud mu enda isiklik kogemus meeskonnakoolitustel, kus suurema grupi ühist ülesannet lahendama pannes grupeeruvad inimesed naturaalselt just 3-5 liikmelisteks alamgruppideks.

See on üsna süstemaatiline lähenemine, mida saad kohe rakendama hakata, kui peaksid tundma, et ka sinu meeskond on kasvanud liiga suureks.

1. Analüüsi ja ettevalmistus (2-3 nädalat)

  • Kaardista praegune olukord
    • Jälgi ja dokumenteeri meeskonna suhtlusmustreid
    • Analüüsi töövoogusid ja koostööpunkte meeskonnas
    • Identifitseeri “pudelikaelad” ja kommunikatsioonibarjäärid
    • Kogu tagasisidet meeskonnaliikmetelt
  • Määratle optimaalne struktuur
    • Tuvasta loomulikud töögruppide tekkimise mustrid
    • Analüüsi, millised oskused peavad olema igas alammeeskonnas
    • Kaardista võtmeisikud ja potentsiaalsed alamtiimide juhid
    • Planeeri kommunikatsioonivood alamtiimide vahel

2. Meeskonna jagamine (1-2 kuud)

  • Loo väiksemad funktsioonipõhised tiimid
    • Jaga meeskond 5-7 liikmelisteks alamtiimideks
    • Määra igale alamtiimile selge fookus ja eesmärgid
    • Vali ja treeni alamtiimide juhid
    • Kehtesta selged vastutusalad ja otsustusõigused
  • Kehtesta uus töökorraldus
    • Loo alamtiimide regulaarsed kohtumised (45 min nädalas)
    • Kehtesta tiimijuhtide iganädalased koordineerimiskoosolekud (60 min)
    • Planeeri kuised kogu meeskonna kohtumised (90 min)
    • Määratle kvartaalsed strateegiapäevad (4-6h)

3. Kommunikatsiooni ümberkorraldamine

  • Struktureeri infovood
    • Loo selge kommunikatsioonimaatriks
    • Määratle, millist infot jagatakse millises kanalis
    • Kehtesta regulaarsed tagasisideringid
    • Implementeeri “peab teamda (need-to-know)” vs “võiks teada (nice-to-know)” põhimõtted

Mõned reaalsed näited Eesti ettevõtetest

Näide 1: IT-ettevõtte

Olin osa ettevõte arenguprotsessist 3 aasta vältel, mil see kasvas 15-lt töötajalt 45-ni. Esialgu püüti säilitada “ühe suure pere” tunnet, kuid see viis järk-järgult probleemideni:

  • Koosolekud muutusid ebaefektiivseks
  • Otsustusprotsessid venisid
  • Töötajate rahulolu langes
  • Projektide tähtaegadest ei peetud kinni

Pärast meeskonna jagamist kolmeks väiksemaks üksuseks:

  • Töötajate rahulolu tõusis
  • Projektide õigeaegne valmimine paranes
  • Kliendi rahulolu kasvas

Pole paha, kas pole?

Näide 2: Tootmisettevõtte

Teise näite saaksin tuua ühest tootmisettevõttest, mille 60-liikmeline toomisüksus toimis aastaid ühe suure üksusena (kõik allusid tootmisjuhile!). Probleemid hakkasid ilmnema järk-järgult:

  • Kommunikatsiooniprobleemid süvenesid
  • Kvaliteediprobleemid sagenesid
  • Töötajate voolavus suurenes

Mis aga juhtus pärast meeskonna jagamist 15-20 liikmelisteks tootmisüksusteks?

  • Tootmisefektiivsus kasvas
  • Praagi osakaal vähenes
  • Töötajate rahulolu tõusis

Teadusuuringute täiendavad tähelepanekud

Nagu täna, tasub reaalselt selle peale mõelda ja võimalusel teha ka ümberkorraldusi. Oma kogemusel näen, et kõige rohkem puutuvad suurte meeskondade juhtimisega kokku just tootmisettevõtted (kus arvatakse sageli, et meistrid ei suuda võtta juhi rolli), aga ka näiteks haridusasutused (kus näiteks 50 õpetajat allub otse õppejuhile) ning tervishoiuasutused (kus õendusjuhile võib alluda mitukümmend õde).

Need on olukorrad, mille muutmine pole tegelikult nii keeruline. Ja selle vajalikkust kinnitavad reaalselt ka mitmed uuringud.

Näiteks Londoni Ülikooli Business School’i 2022. aasta uuring, mis hõlmas üle 1000 organisatsiooni, näitas, et väiksemates meeskondades töötavad inimesed on:

  • 34% rohkem rahul oma tööga
  • 28% produktiivsemad
  • 42% innovaatilisemad
  • 67% tõenäolisemalt jagama oma ideid ja muresid

Google’i Project Aristotle, mis uuris üle 180 meeskonna tööd, kinnitas, et psühholoogiline turvalisus on meeskonna efektiivsuse võtmetegur. Väiksemates meeskondades (5-9 inimest) oli psühholoogilise turvalisuse tase keskmiselt 3,4 korda kõrgem kui suuremates meeskondades.

Kaugtöö mõju meeskonna dünaamikale

Pandeemia järgne aeg on toonud täiendava dimensiooni meeskonna suuruse küsimusse. Hübriid- ja kaugtöö kontekstis on optimaalse meeskonna suuruse küsimus muutunud veelgi kriitilisemaks.

McKinsey 2023. aasta uuring näitas, et:

  • Virtuaalmeeskondades peaks optimaalne suurus olema veelgi väiksem (4-7 inimest)
  • Hübriidmeeskondades on eriti oluline regulaarne väiksemates gruppides suhtlemine
  • Suurtes virtuaalmeeskondades tekib kergesti “vaikiv enamus”

Siin on mõned praktilised soovitused hübriidmeeskondade juhtimiseks:

  • Korralda regulaarseid väikeste gruppide online-kohtumisi
  • Loo virtuaalsed “kohvivestlused” 3-4 liikmelistes gruppides
  • Kasuta tehnoloogiat targalt gruppide roteerimiseks
  • Planeeri füüsilised kohtumised strateegiliselt

Positiivsed mõjud meeskonnale

Kui sa kavatsed selle teekonna ette võtta, võid sa näha väga positiivseid muutuseid oma meeskonnas. Väiksemate meeskondade positiivsed mõjud võivad avalduda lausa mitmel tasandil:

1. Individuaalne tasand

  • Suurem vastutustunne ja initsiatiiv
  • Kõrgem töörahulolu
  • Parem töö-eraelu tasakaal
  • Vähem stressi ja läbipõlemist

2. Meeskonna tasand

  • Parem infovahetus ja koostöö
  • Kiirem otsustusprotsess
  • Tugevam meeskonnatunne
  • Vähem konflikte

3. Organisatsiooni tasand

  • Parem ressursside kasutus
  • Kõrgem innovatsioonitase
  • Madalam personali voolavus
  • Parem klienditeenindus

Kokkuvõte

Meeskonna optimaalse suuruse ületamine ei ole lihtsalt numbrite küsimus – see on fundamentaalne väljakutse, mis mõjutab kõiki meeskonna toimimise aspekte. Lahenduseks on läbimõeldud ja süstemaatiline lähenemine meeskonna ümberkorraldamisele, mis arvestab nii inimeste psühholoogilisi vajadusi kui ka organisatsiooni eesmärke.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

  1. Milliseid märke oled täheldanud oma meeskonnas, mis võiksid viidata optimaalse suuruse ületamisele?
  2. Kuidas saaksid sina oma meeskonnas taastada või säilitada psühholoogilist turvalisust ka siis, kui meeskond on suur?
  3. Milliseid konkreetseid samme võiksid astuda järgmise 90 päeva jooksul, et parandada oma meeskonna dünaamikat ja efektiivsust?

 

Allikas: juhtimiskiirendi.ee, Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa