Kaasav otsustamine: kuidas teha nii, et juht ei kaota kontrolli ja meeskond tunneb end omanikuna?

Kas oled juhtina kunagi mõelnud, kuidas sinu otsustamisstiil mõjutab tiimi valmisolekut neid otsuseid ellu viia? Või teistpidi – kas oled märganud, et mõnikord tundub, nagu meeskond poleks päris valmis sinu langetatud otsuseid teostama?

On vähe asju, mis mõjutavad organisatsiooni edukust rohkem kui juhi otsused. Aga veelgi olulisem on see, kuidas need otsused ellu viiakse. Hiljuti ütles üks personalijuht mulle koolituse eelsel kohtumisel nii: “Mul on tunne, et juht elab ühes maailmas ja meeskond teises. Juht langetab otsuseid, aga meeskond ei tunne neid omaks.”

See on märk ohtlikust lõhest juhtimises. Otsus, mida meeskond ei toeta, on vaid pool võitu. Tõeline edu seisneb selles, kui tiim viib otsused ellu sama kirega nagu juht neid langetas.

Aga kuidas seda saavutada? Vastus peitub sinu otsustamisstiilis. Viis, kuidas sa otsuseid langetad, kujundab otseselt seda, kui pühendunult meeskond neid ellu viib.

Kolm peamist otsustamisstiili juhtimises

Otsustamisstiilid võib jagada kolme põhikategooriasse:

1. Top-down ehk autoritaarne otsustamine See on klassikaline hierarhiline mudel, kus juht langetab otsused üksi ja annab need siis meeskonnale täitmiseks. See võib olla efektiivne kriisiolukordades, kuid pikas perspektiivis võib see viia meeskonna pühendumuse languseni.
2. Nõu küsimine (advice seeking) Selle lähenemise puhul küsib juht enne otsuse langetamist meeskonnalt sisendit. Mida olulisem otsus, seda rohkemate inimestega ta konsulteerib. Lõpliku otsuse ja vastutuse võtab siiski juht ise. See meetod kaasab meeskonda, kuid jätab lõpliku kontrolli juhile.
3. Integratiivne otsustamine See on kõige kaasavam stiil, kus otsused sünnivad konsensuslikult. Idee läheb töösse, kui keegi pole otseselt vastu või kui see ei kahjusta kellegi teise tööd. Siin jääb alati võimalus otsust vajadusel muuta. See meetod eeldab kõrget usaldust ja jagatud vastutust meeskonnas.

Milline nendest stiilidest iseloomustab sinu otsustusprotsessi? Ja kas oled märganud seost oma otsustamisstiili ja meeskonna pühendumuse vahel?

Autoritaarse otsustamise varjatud ohud

Paljud juhid eelistavad autoritaarset stiili, sest see tundub kiirem ja lihtsam. Aga siin on mõned ohud, millega tasub arvestada:

➢ Madal pühendumus Kui meeskond tunneb, et nende arvamust ei arvestata, võivad nad hakata otsuseid saboteerima või lihtsalt tegutsema ilma südameta. Gallup’i 2021.a uuring näitas, et kuni 75% töötajatest lahkub töölt just halva juhtimise tõttu.

➢ Piiratud info Kui sa ei kaasa meeskonda otsustusprotsessi, võid ilma jääda väärtuslikust infost ja perspektiividest, mis aitaksid langetada paremaid otsuseid.

➢ Sõltuvus juhist Kui meeskond harjub lihtsalt käske täitma, kahaneb nende võime iseseisvalt mõelda ja tegutseda. See võib olla tõsine risk, eriti kui juht ootamatult lahkub.

Kaasamine kui võti pühendumuseni

Kaasav otsustamine ei tähenda, et peaksid loobuma kontrollist. See tähendab lihtsalt meeskonna mõtteväe kasutamist parimal võimalikul moel. Näiteks ütles üks tootmisjuht ühel meie koolitusel nii: “Kui ma hakkasin regulaarselt enne otsustamist meeskonnaga nõu pidama, kasvas nende pühendumus hüppeliselt. Nad tundsid end väärtustatuna ja vastutavana.”

Kaasamine loob omanikutunde. Kui inimesed tunnevad, et nende panus on oluline, panustavad nad rohkem ka otsuste elluviimisesse.

Seda kinnitab ka Amazon’i “disagree and commit” põhimõte. See julgustab inimesi avaldama oma arvamust, isegi kui see erineb juhi omast. Aga kui otsus on langetatud, oodatakse kõigilt 100% pühendumist selle elluviimisse, isegi kui nad algselt ei nõustunud.

Kuidas leida õige otsustamisstiil igale olukorrale?

Loomulikult ei sobi iga stiil igasse olukorda. Kriisiolukorras, kus aeg on piiratud, võib autoritaarne lähenemine olla ainuõige. Aga enamikes olukordades tasub kaaluda kaasamist. Siin on mõned küsimused, mida endalt küsida:

• Kui kiiret otsust on vaja? Mida rohkem aega, seda rohkem saad kaasata.
• Kui oluline on meeskonna pühendumus? Mida suurem mõju, seda olulisem on kaasamine.
• Mil määral mõjutab otsus meeskonna igapäevatööd? Mida suurem mõju, seda rohkem peaksid nendega konsulteerima.

Kaasava otsustamise praktilised sammud

Ütlemisest, et “kaasan meeskonda”, ei piisa. Siin on mõned konkreetsed viisid, kuidas seda teha:

1. Tee kaasamispraktikad nähtavaks Kommunikeeri selgelt, millistes otsustes ja kuidas sa meeskonda kaasad. Näiteks võid öelda: “Selle projekti puhul soovin, et kõik meeskonnaliikmed avaldaksid oma arvamust enne, kui ma lõpliku otsuse teen.”
2. Küsi õigeid küsimusi Ära piirdu lihtsalt “Mis te sellest arvate?”-ga. Esita konkreetseid küsimusi nagu “Missuguseid riske te siin näete?” või “Kuidas see otsus teie tööd mõjutaks?”
3. Selgita oma mõtteprotsessi Kui oled otsuse langetanud, võta aega, et selgitada meeskonnale oma põhjendusi. See aitab neil mõista konteksti ja suurendab tõenäosust, et nad toetavad otsust.
4. Julgusta tagasisidet Loo kultuur, kus inimesed julgevad avaldada oma arvamust ja anda tagasisidet, isegi kui see erineb sinu omast. Näita ise eeskuju, küsides pidevalt “Mida ma saaksin paremini teha?”

Kokkuvõtteks

Juhi otsustamisstiil mõjutab otseselt seda, kui pühendunult meeskond otsuseid ellu viib. Autoritaarne stiil võib viia madalama pühendumuse ja piiratud infoga otsusteni.

Seevastu kaasamine loob omanikutunde ja suurema pühendumuse. Kaasamine ei tähenda kontrollist loobumist, vaid meeskonna mõtteväe kasutamist parimal viisil.

Õige otsustamisstiili leidmine sõltub konkreetsest olukorrast, aga enamasti tasub kaaluda kaasamist. Tee kaasamispraktikad nähtavaks, küsi õigeid küsimusi, selgita oma mõtteprotsessi ja julgusta tagasisidet – nii kasvatad meeskonna pühendumust ja ühist vastutustunnet.

Lõpetuseks üks inspireeriv edulugu: Kui Microsoft Satya Nadella 2014. aastal tegevjuhiks sai, võttis ta eesmärgiks muuta senist top-down juhtimiskultuuri. Ta hakkas otsustesse kaasama nii juhtkonda kui ka madalama astme töötajaid.

Tulemus? Microsofti turuväärtus on kasvanud tema juhtimisel 600 miljardilt 2 triljoni dollarini ja töötajate rahuolu-indeks tõusnud rekordilisele tasemele. Seda kõike tänu kaasamist väärtustavale otsustamisstiilile.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Milline on sinu praegune juhtimisstiil? Kas pigem autoritaarne, nõustav või integreeriv? Kuidas see mõjutab sinu meeskonna pühendumust?
2. Milliseid samme saaksid astuda, et oma meeskonda otsustusprotsessidesse rohkem kaasata? Millised võiksid olla esimesed konkreetsed tegevused sel suunal?
3. Kuidas saaksid luua kultuuri, kus inimesed julgevad avaldada oma arvamust ja anda tagasisidet, isegi kui see erineb sinu omast? Mida see eeldaks sinult kui juhilt?

Allikas: motivaator.ee, Motivaatori asutaja, juht ja koolitaja Kaido Pajumaa